Les méthodes agiles sont très répandues dans le secteur des hautes technologies. Le concept de « Management Agile » a été formalisé en 2001 par des experts venant d'horizons différents. Ils se réunirent pour extraire de leurs méthodes respectives des critères et définir une nouvelle façon de développer des logiciels.

De cette réunion sur le management agile, émergea le Manifeste agile, qui s’appuie sur quatre valeurs fondatrices :

  • Les individus et leurs interactions, de préférence aux processus et aux outils,
  • Des logiciels fonctionnels, de préférence à une documentation exhaustive,
  • La collaboration avec les clients, de préférence aux négociations contractuelles,
  • L’adaptation au changement, de préférence à l’exécution d’un plan.

Des entreprises comme Apple ou Google utilisent ces méthodes de gestion de projet dites « agiles » pour améliorer régulièrement et rapidement leurs produits et services en fonction des évolutions de leur stratégie et du marché.

Mais, en dehors des startups et des entreprises du secteur du web et des technologies, on trouve encore peu de managers agiles, alors qu’une étude de la société de conseil Goetzpartner et de l’école de commerce NEOMA Business School montre que les entreprises agiles sont en moyenne 2,7 fois plus performantes que leurs concurrentes.

Les équipes agiles sont plus engagées, plus efficaces et capables de mobiliser leurs talents pour résoudre rapidement les problèmes dès qu’ils surgissent. Parmi les bénéfices clés :  moins de processus, de rituels et des solutions rapides au service de l’amélioration continue.

Aujourd’hui, les entreprises qui n’appliquent pas ces méthodes risquent d’être vite dépassées par leurs concurrents. Alors, comment mettre en œuvre des méthodes agiles dans votre entreprise, même si vous n’êtes pas une startup high-tech ?

 

Mobiliser des petites équipes pour résoudre de gros problèmes

Pour plus d’efficacité et de réactivité, le management agile mobilise des équipes réduites mais investies.

Concrètement, les équipes doivent être assez petites pour avancer efficacement sur des problèmes bien définis, tout en ayant une taille suffisante pour pouvoir atteindre leur but.

Dès les débuts d’Amazon, Jeff Bezos a mis en œuvre la fameuse « règle des deux pizzas :

Chaque équipe en interne doit être assez petite pour être nourrie avec seulement deux pizzas au cours d’une réunion.

(The Guardian)

On pourrait imaginer que cette approche ne fonctionne que pour les startups, mais elle a également fait ses preuves au sein d’organisations complexes, comme le souligne Steve Denning dans The Age of Agile.

Les équipes composées de nombreux collaborateurs peuvent être divisées en petits groupes qui se dédient à des problèmes spécifiques : amélioration de la logistique, lancement d’un nouveau produit, etc.

Les grandes équipes se retrouvent vite embourbées dans des réunions et procédures qui n’en finissent pas, renvoyées simultanément sur différents axes parfois contradictoires. Inversement, les petites équipes possèdent des avantages évidents : elles communiquent mieux, prennent des décisions plus rapidement et chaque employé sait quel est son rôle dans le projet commun à réaliser.

 

Bye-bye micromanagement

Vos salariés sont qualifiés, compétents, expérimentés et ils ont plein de bonnes idées ? Alors ils sont aussi sans aucun doute allergiques au micromanagement, aux tâches répétitives et ennuyeuses, dictées de A à Z.

Le micromanagement ralentit le travail et compromet la capacité d’une équipe à atteindre ses objectifs.

Le manager agile sait se mettre de côté pour laisser à son équipe la liberté d’accomplir ses objectifs. Les collaborateurs mettent leur expertise et leur motivation au service de l’entreprise pour effectuer un travail optimal. 

Comme l’indique Steve Denning, le manager agile « ressemble plus à un jardinier ou un conservateur de musées qu’à un héroïque guerrier conquérant ».

Forbes

C’est une approche qui n’est plus basée sur le micromanagment mais sur des objectifs clairement formulés, un accompagnement continu et une communication régulière.

 

Tester et améliorer continuellement

Pour lancer un nouveau produit, l’approche traditionnelle consiste à partir d’un concept, de poursuivre avec la recherche et le développement, d’enchaîner avec des opérations marketing puis, enfin, de mette le produit ou service sur le marché.

Cette approche comporte des risques importants : selon la Harvard Business Review, environ 75 % des produits rapportent moins de 7,5 millions de dollars durant leur première année, ce qui représente une perte parfois considérable compte tenu des dépenses engagées pour leur mise sur le marché. (HBR)

Le manager agile, quant à lui, préfère essayer d’abord. Les équipes sont encouragées à tester leurs idées de produit ou service et d’y apporter d’éventuelles améliorations via des versions d’essai.

Les adeptes des méthodes du management agile appellent cela le « minimum viable product » (MVP) : un prototype plutôt simple créé uniquement pour tester une nouvelle idée.

Un MVP peut être un robot à demi achevé qui fournit brosse à dent, savon, shampooing aux clients d’un hôtel, comme lors d’un test mené par une startup financée par Google. Cela peut aussi tout simplement être une fiche produit ou une maquette pour un nouveau site internet.

Encourager vos employés à tester leurs idées en amont ne résoudra pas tous les problèmes et ne répondra pas à tous les défis liés à leur développement. Mais cela vous donnera un aperçu de ce que vaut cette idée, avant que votre équipe ne travaille pendant des mois ou des années sur un projet dont le succès n’est pas garanti. Un atout considérable des méthodes de management agile.

 

Écouter, puis décider

L’écoute est au cœur du management agile. Il ne s’agit pas seulement d’être disponible pour ses employés, mais aussi de prendre en compte leurs idées et commentaires pour aboutir à de meilleures solutions.

Jo North, consultante en innovation et entrepreneuriat, explique qu’écouter et apprendre des autres est crucial pour stimuler l’innovation :

Les dirigeants doivent se débarrasser de leurs œillères, apprendre à connaître leurs faiblesses et les assumer. Et ils ne doivent plus avoir peur de faire appel à des personnes dont les compétences complètent les leurs.

Jo North, Big Bang Partnership

Lorsque vous discutez avec votre équipe des problèmes rencontrés, vous devez permettre à chacun de donner son avis concernant les méthodes et outils qui permettront d’atteindre les objectifs. Le manager agile garde cependant le dernier mot sur qui fait quoi, quand et comment.

Charlotte Malo explique comment elle applique ces méthodes de management agile chez Crowdbotics :

J’expliquais et je justifiais toujours chacune de mes décisions mais, quand il fallait modifier rapidement le développement d’une fonctionnalité et que nous n’avions pas vraiment le temps d’en discuter, toute l’équipe me suivait et me faisait confiance

Ce qui fait la différence, c’est de faire de l’écoute de votre équipe une étape clé de chaque décision importante, même si vous décidez au final de mettre votre idée en œuvre.

 

Enfin, encourager la coopération à travers toute l’entreprise

Beaucoup d’entreprises fonctionnent comme des boîtes encastrées les unes dans les autres : chaque boîte est une équipe, un groupe ou une subdivision, et aucune d’elle ne sait ce qui se trouve à l’intérieur des autres.

Avec le management agile, les managers et les équipes forment un réseau fluide qui communique et échange à travers toute l’organisation pour coordonner leur travail autour d’un ou plusieurs objectifs communs.

Cela entraîne un gain considérable en termes de qualité des produits, mais aussi de temps de développement. Une étude montre que les méthodes agiles permettent un développement 75 % plus rapide qu’avec une approche hiérarchique traditionnelle. (IJMPB)

L’organisation de réunions entre les managers et employés de différentes équipes pour une meilleure synergie transverse est également l’une des méthodes de management agile. Et, pour être encore plus efficace, vous pouvez aussi mettre en place un outil en ligne pour stimuler la coopération et les échanges continus à travers toute votre organisation.

Les employés doivent pouvoir collaborer avec les membres des autres équipes et tirer profit des compétences de chacun pour résoudre rapidement une problématique et avancer sur leurs objectifs.

Quelle que soit la méthode choisie, accompagner vos collaborateurs, les encourager à communiquer de façon dynamique et leur faire des feedbacks réguliers est la clé du succès.

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