Digitalisierung der Mitarbeitergespräche mit Zest: Erfahrungsberichte von Les Petites Canailles

Um sowohl jährliche Beurteilungs- und Entwicklungsgespräche zu digitalisieren als auch präzise Daten für einen Kompetenzentwicklungsplan zu sammeln, entschied sich Les Petites Canailles in Zeiten des Fachkräftemangels für die Zest-Plattform.

Delphine, was waren Ihre anfänglichen Ziele bei der Einführung des Projekts?

Delphine Prieto ist seit 2020 Personalchefin der Gruppe und initiierte das Projekt.

Erstes Ziel: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Bei der Einführung von Zest war unser Hauptanliegen, die gesetzlichen Anforderungen für Mitarbeitergespräche (alle zwei Jahre durchzuführen) zu erfüllen. Darüber hinaus wollten wir den Prozess vereinfachen und optimieren, um eine echte Vorbereitung auf die Gespräche zu fördern. Zuvor wurde das Management dezentral mit Standard-Bürosoftware (Excel oder PowerPoint) durchgeführt, was die Entwicklung eines effektiven HR-Aktionsplans erschwerte.

Zweites Ziel: Digitalisierung der Gespräche

Wir wollten die Gespräche digitalisieren, um eine digitale Zusammenfassung und einen Überblick über den Fortschritt zu erhalten: den Status der Gesprächskampagnen, den Vollständigkeitsgrad der Gespräche und die Zusammenstellung wichtiger KPIs.

Drittes Ziel: Kompetenzerfassung

Schließlich mussten wir die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter erfassen, um Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen gezielter ausrichten zu können. Dies ist für uns besonders wichtig, da unsere Branche mit einem Mangel an qualifiziertem Personal konfrontiert ist.

Mélanie, wie verlief die Projekteinführung?

Mélanie Guivarch ist HR-Managerin der Gruppe und spielte eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Teams während der Projekteinführung.

Was mich bei der Einführung von Zest beeindruckte, war die große Benutzerfreundlichkeit des Tools, das wirklich einfach zu bedienen ist. Natürlich gab es, da 85% unserer Mitarbeiter im Außendienst tätig sind und keine digitalen Tools in ihrem Arbeitsalltag nutzen, anfangs Verbindungsprobleme. Deshalb haben wir sehr detaillierte und schrittweise Video-Tutorials zur Verfügung gestellt, um die Mitarbeiter bei der Einarbeitung in das Tool zu unterstützen.

Ein weiterer bemerkenswerter Aspekt des Projekts ist die Premium-Unterstützung durch den Client Success Service, der sehr präsent und proaktiv ist, um die Nutzer in der Anwendung der Plattform zu schulen und sicherzustellen, dass ihr volles Potenzial ausgeschöpft wird. Im Gegensatz zu anderen digitalen Lösungen, die nur einen Rohzugang zu Funktionen bieten, bietet Zest einen umfassenden Service, von der Bereitstellung der Plattform bis hin zur menschlichen Unterstützung durch echte HR- und Technikexperten. Wir haben besonders die aktive Zuhörbereitschaft für unsere spezifischen Bedürfnisse und den kooperativen Ansatz zur Lösungsfindung geschätzt.

Am Ende ist unsere erste Bilanz nach einem Jahr Nutzung sehr positiv, mit guten Teilnahmequoten (bis zu 86%) und erheblichen Zeitersparnissen für die Manager.

Magali, wie verlief die Projekteinführung in Ihrer Kindertagesstätte?

Magali Gueit ist die Direktorin der Kindertagesstätte in Vanves.

Ich bin verantwortlich für eine Kindertagesstätte mit 13 Mitarbeitern, deren Durchschnittsalter für unseren Sektor relativ hoch ist (etwa 40 Jahre) im Vergleich zu anderen Kindertagesstätten der Gruppe. Einige unserer Mitarbeiter sind daher nicht sehr vertraut mit digitalen Tools. Dank der starken Kommunikations- und Unterstützungskampagne von der Zentrale konnten wir einigen Mitarbeitern individuelle Unterstützung anbieten

Konkret haben wir personalisierte Hilfe angeboten, um ihnen bei der Installation der Anwendung auf ihren Handys zu helfen, den QR-Code zu scannen, um auf das Tutorial zuzugreifen, und sich einfach mit der Anwendung zu verbinden.

Am Ende, nachdem die Verbindungsprobleme gelöst waren, war das Ergebnis äußerst positiv:

• Für die Mitarbeiter: Die Durchführung der Gespräche, die zuvor als langweilig und mühsam empfunden wurden, wurde dank einer sehr benutzerfreundlichen Erfahrung eher angenehm. Schließlich konnten wir im Gegensatz zu früheren Kampagnen die Fristen dank der in der Anwendung und auch per E-Mail eingerichteten Benachrichtigungen einhalten.

• Für die Manager: Die Beitragserfahrung ist sehr flüssig; es ist sehr einfach, Kommentare hinzuzufügen und das Gespräch mehrfach zu überarbeiten, was es uns ermöglicht, uns an unser Tempo und unsere Anforderungen anzupassen. Der große Vorteil ist der Zugang zu einer globalen Analyse meines Kita-Bereichs, die es mir ermöglichte, schnell Themen zu identifizieren, die angegangen werden müssen, und Aktionspläne umzusetzen. Schließlich habe ich erheblich Zeit gespart und konnte mich von der nicht wertschöpfenden administrativen Arbeit befreien, um mich auf den eigentlichen Austausch mit den Mitarbeitern zu konzentrieren.

Anita, wie war Ihre persönliche Erfahrung mit der Zest-Plattform?

Anita Invernon war Erzieherin und Zest-Nutzerin zum Zeitpunkt der Einführung von Zest und ist jetzt die stellvertretende Leiterin der Kindertagesstätte in Saint Mandé.

Ich fand die Anwendung sehr intuitiv und angenehm zu bedienen, besonders mit den ‚Smiley‘-Fragen, die sie auch für weniger technikaffine Personen zugänglich machen. Nach den papierbasierten Gesprächen ermöglichte mir die Digitalisierung eine bessere Vorbereitung, sowohl für mich als auch für meinen Manager, dank der im Voraus geleisteten Beiträge. Durch Zest wurde mein Wunsch nach interner Mobilität in Echtzeit an die HR-Abteilung weitergeleitet, was einige Monate später zu einer Beförderung zur stellvertretenden Leiterin führte. So eröffnete mir Zest neue berufliche Möglichkeiten und bereicherte meine Mitarbeitererfahrung.

Mélanie, was sind die nächsten Schritte?

Für die nächste Gesprächsrunde, die wir sehr bald starten, werden wir in der Lage sein, die Schulungsbedürfnisse direkt im Tool während des Gesprächs zu erfassen, was uns einen umfassenden Überblick über die Anfragen und die Genehmigungen durch die Manager geben wird, sodass wir die Schulungspläne leichter umsetzen können.

Darüber hinaus wird uns die Funktion „People Review“ helfen, schwierige Profile und Talente schneller und einfacher zu identifizieren.

Schließlich werden wir eine Frage zur Mobilität in das Gespräch integrieren, um die interne Mobilität besser zu steuern und zu fördern. Tatsächlich verlassen uns aufgrund unseres territorialen Netzwerks noch zu viele Mitarbeiter, obwohl wir ihnen interne Mobilitätsmöglichkeiten in ihren neuen Wohnorten anbieten könnten.