Comment disrupter et transformer les entretiens annuels avec Zest ?

Celio choisit Zest en 2021 comme outil pour disrupter et simplifier son système d’entretien annuel. Le challenge à relever : modifier en profondeur l’ancien système très administratif qui faisait de l’entretien un temps fastidieux avec pas moins de 65 questions à traiter et près de 5 heures de gestion (pour un seul entretien) par manager ! Côté back office, 4 mois, c’est le temps qu’il avait fallu au RRH pour se former et appréhender l’ancien outil lorsque il avait dû créer et paramétrer sa toute première campagne d’entretiens …

Au-delà du changement d’outil, l’ambition portée par Celio n’est pas des moindres : changer en profondeur l’approche de l’entretien managérial et instaurer un dialogue plus régulier, moins formel et très ancré dans le business entre le manager et ses équipes, et ce, tout en développant une culture de la performance.

Premier bilan : les voyants sont au vert

Après quelques mois d’utilisation, les premiers résultats sont très positifs et la simplicité de l’outil Zest a permis de faire évoluer les pratiques rapidement en instaurant de nouveaux rituels d’échanges plus souvent, plus simplement. Selon les équipes, 2 à 3 entretiens sont mis en place par an, avec un format très allégé d’une vingtaine de questions, divisé par trois par rapport à l’ancien format très administratif et chronophage.

Le taux de participation et de complétude est très bon et répond aux attentes de Celio (plus de 90%) grâce à la facilité de réponse pour les utilisateurs et surtout à l’automatisation des relances directement dans l’outil (planification, relances en masse). Cette automatisation permet d’économiser du temps homme de façon considérable, à hauteur d’un équivalent temps plein. La fonctionnalité Points utilisée par Celio permet ainsi de déployer les entretiens auprès de 2700 collaborateurs, dans 4 pays et langues avec une trame de question quasiment identique pour toutes les populations (standardisation des trames d’entretien dans Zest, à l’exception de quelques spécificités selon le périmètre).

Grâce à Zest, certains managers qui avaient auparavant abandonné l’exercice sont réconciliés avec l’entretien et sont désormais embarqués dans le projet avec beaucoup d’enthousiasme.

Entretiens annuels d’évaluation : accompagner la performance

Au-delà du rituel de l’entretien, c’est une véritable évolution dans le mindset de l’entreprise qui se met en place avec la performance en ligne de mire. Tout doit concourir à améliorer la performance et l’entretien annuel d’évaluation est un des leviers à actionner.

Zest permet aux managers d’avoir une vue globale sur leur périmètre et leur permet de s’approprier l’outil grâce à son côté intuitif. Dans Zest, c’est chaque manager qui s’approprie ces nouveaux rituels de management sans formation spécifique.

Dans l’ADN de Zest, le feedback comme méthode de dialogue et d’amélioration en continu permet de libérer la parole et de récolter des retours terrain tout au long de l’année. C’est aussi cette culture du feedback que vise Celio dans ce projet ambitieux.

Inclure les populations terrain

Une des spécificités de Celio est de compter parmi ses salariés près de 90% de collaborateurs dans les points de vente ou les entrepôts logistiques. Ces collaborateurs ne disposent pas d’un ordinateur professionnel ou encore d’un email professionnel, ce qui complexifie la possibilité de répondre aux enquêtes et entretiens.

Dans Zest, c’est possible de répondre aux entretiens en se connectant au site web ou à l’application avec un numéro de matricule par exemple. Le fait de pouvoir répondre directement sur l’application offre une grande souplesse aux utilisateurs et est particulièrement apprécié.

Pour faciliter encore plus la connexion des salariés sur le terrain, Zest a mis en place un développement spécifique pour permettre aux salariés de Celio de se connecter à partir de leur Intranet Celio. Pour toujours plus de flexibilité.

De l’importance d’un fort sponsorship

Parmi les facteurs clefs de succès, la véritable volonté de changement et le sponsorship actif de l’équipe de direction au niveau RH et de l’équipe projet sont déterminants. Cette implication se traduit par une régularité des points projets et une bonne performance de ces derniers grâce à la somme de plusieurs facteurs : l’état d’esprit des parties prenantes et l’approche agile, les remontées précises du terrain, les recommandations de Zest sur des plans types et des bonnes pratiques à reproduire.

L’ouverture au changement côté Celio a été aussi un facteur décisif et a permis notamment de tester rapidement plusieurs approches pour répondre à un des objectifs initiaux : simplifier l’entretien en se détachant de l’ancien modèle et s’attacher à respecter les exigences de performance.

Et après ?

Prochaine étape: élargir le recours à Zest avec le lancement d’enquêtes globales et locales pour développer la démarche QVCT (Qualité de Vie et Conditions de Travail) au sein de l’entreprise et démocratiser le libre droit d’expression.

L’objectif est de lancer des enquêtes au niveau de toute l’entreprise sur des questions larges de QVCT, mais aussi de lancer des sondages éclairs sur un sujet précis au niveau d’un département ou périmètre, voire de laisser toute l’autonomie aux managers pour lancer leurs propres enquêtes . Rendez-vous dans quelques mois pour suivre les avancées du projet et l’impact sur la performance et le business.

Découvrez le replay du webinaire « retour d’expérience de Celio »