Jährliche Performance Reviews revolutionieren
Celio entschied sich 2021 für Zest, um ihr jährliches Performance Review System zu verändern und zu vereinfachen. Die Herausforderung bestand darin, das alte, sehr verwaltungsintensive System umfassend zu ändern, bei dem das Interview ein langwieriger Prozess mit insgesamt 65 Fragen und fast 5 Stunden Managementzeit (für ein einziges Interview) pro Manager war! Hinter den Kulissen brauchten die Personalverantwortlichen 4 Monate, um das alte System zu verstehen und die erste Serie von Interviews zu erstellen und zu konfigurieren…
„Die Einfachheit von Zest hat dazu beigetragen, dass es zu einem zentralen Instrument für das laufende Feedback geworden ist, welches zur Leistung der Mitarbeitenden von Celio beiträgt.“
David RODRIGUES, Human Resources and Recruitment Business Partner
Neben dem Wechsel des Instruments hat Celio noch ein weiteres Ziel: die Herangehensweise an Führungsgespräche grundlegend zu ändern und einen regelmäßigeren, weniger formellen und geschäftsorientierten Dialog zwischen der Führungskraft und ihrem Team zu etablieren, während gleichzeitig eine Leistungskultur entwickelt wird.
Bereits erste positive Ergebnisse
Nach nur wenigen Monaten sind die ersten Ergebnisse sehr positiv und die Einfachheit von Zest hat es den Praktiken ermöglicht, sich schnell weiterzuentwickeln, indem einfache und häufigere Austauschrituale eingeführt wurden. Je nach Team werden 2 bis 3 Interviews pro Jahr durchgeführt, mit einem schlanken Format von etwa zwanzig Fragen, das nur ein Drittel des Umfangs des vorherigen, stark verwaltungsintensiven und zeitaufwändigen Formats beträgt.
Die Teilnahmerate ist hervorragend und entspricht den Erwartungen von Celio (über 90 %). Das liegt an der einfachen Handhabung für die Nutzer und vor allem an den automatischen Erinnerungen, die direkt im Tool verschickt werden (Planungs- und Massenerinnerungen). Diese Automatisierung spart eine beträchtliche Menge an menschlicher Zeit, bis hin zum Äquivalent eines Vollzeitmitarbeiters. Die Check-in Funktionalität, die Celio nutzt, ermöglicht es ihnen, 2.700 Mitarbeitende in 4 Ländern in mehreren Sprachen zu befragen, und zwar mit einem Fragebogen, der für alle Populationen fast identisch ist (Standardisierung der Fragebögen in Zest, mit Ausnahme einiger Besonderheiten je nach zu bewertendem Bereich).
Dank Zest haben einige Manager/innen, die zuvor mit dem Thema abgeschlossen hatten, eine neue Begeisterung für das Projekt entwickelt.
„Ich hatte die schlechte Angewohnheit, die Jahresgespräche meiner Teams nicht zu formalisieren, weil ich keine Zeit dafür hatte und der Prozess zu arbeitsintensiv war: Zest hat mein Leben in dieser Hinsicht „verändert“!“
Jährliche Reviews: Leistung unterstützen
Über das Ritual des Gesprächs hinaus steht dieses Projekt für einen echten Wandel in der Denkweise des Unternehmens, das die Leistung in den Mittelpunkt stellt. Alles muss dazu beitragen, die Leistung zu verbessern, und die jährlichen Performance Reviews sind eines der Instrumente, die dabei zum Einsatz kommen.
Zest ermöglicht den Managern einen umfassenden Überblick über ihr Team und erleichtert die Einführung dank seiner Intuitivität. In Zest übernimmt jede Führungskraft die Verantwortung für diese neuen Managementrituale, ohne dass es einer speziellen Schulung bedarf.
Feedback, ein zentraler Wert von Zest, ist eine Methode des Dialogs zur kontinuierlichen Verbesserung, die es den Mitarbeitenden (im Büro oder im Außendienst) ermöglicht, sich das ganze Jahr über frei zu äußern. Diese Feedback-Kultur ist es auch, die Celio mit diesem ehrgeizigen Projekt schaffen will.
Mitarbeitende im Außendienst und Lager einbeziehen
Eine der Besonderheiten von Celio ist die Tatsache, dass fast 90% der Mitarbeitenden in den Verkaufsstellen oder Logistiklagern arbeiten. Diese Mitarbeitenden haben weder einen Arbeitscomputer noch eine Arbeits-E-Mail-Adresse, was es schwierig macht, Umfragen und Interviews online auszufüllen.
Bei Zest ist es möglich, Interviews zu beantworten, indem man sich auf der Website oder in der Anwendung mit einer eindeutigen Personalnummer anmeldet. Die Möglichkeit, direkt in der Anwendung zu antworten, bietet den Nutzern große Flexibilität und wird besonders geschätzt.
Um es den Mitarbeitenden noch einfacher zu machen, sich am Arbeitsplatz zu verbinden, hat Zest eine spezielle Entwicklung eingerichtet, die es den Celio-Mitarbeitenden ermöglicht, sich über ihr Celio-Intranet zu verbinden.
Die Bedeutung eines starken Sponsorings
Der Wille zur Veränderung und die aktive Unterstützung durch die Personalleitung und das Projektteam waren entscheidende Faktoren für den Erfolg des Projekts. Dieses Engagement spiegelte sich in der Regelmäßigkeit der Projektkontrollpunkte und deren positiven Ergebnissen wider, und zwar dank der Summe mehrerer Faktoren: der Denkweise der Beteiligten und des agilen Ansatzes, des präzisen Feedbacks aus der Praxis und der Empfehlungen von Zest zur Planung und Weitergabe von Best Practices.
Celios Offenheit für Veränderungen war ebenfalls ein entscheidender Faktor und ermöglichte es ihnen, schnell verschiedene Ansätze zu testen, um eines der anfänglichen Ziele zu erreichen: die Leistungsüberprüfungen zu vereinfachen, indem sie sich vom alten Modell abwenden und sich auf die Erfüllung der Leistungsanforderungen konzentrieren.
Wie geht es weiter?
Der nächste Schritt ist die Ausweitung des Einsatzes von Zest mit der Einführung globaler und lokaler Umfragen, um den QWL-Ansatz (Qualität des Arbeitslebens) innerhalb des Unternehmens zu entwickeln und die freie Meinungsäußerung zu erleichtern.
Ziel ist es, unternehmensweite Umfragen zu allgemeinen QWL-Themen durchzuführen, aber auch kurze Umfragen zu bestimmten Themen auf Abteilungsebene zu starten oder sogar den Führungskräften die volle Autonomie zu geben, ihre eigenen Umfragen zu starten. In einigen Monaten werden wir den Fortschritt des Projekts und die Auswirkungen auf Leistung und Geschäft verfolgen.
