„The way your employees feel is the way your customers will feel. And if your employees don’t feel valued, neither will your customers.”
Sybil F. Stershic, Autorin und Gründerin von Quality Service Marketing
Befragungen sind ein nützliches Instrument, um die Meinung und den Zufriedenheitsgrad der Mitarbeiter*innen zu einer Vielzahl von Themen zu ermitteln. Sie sind auch ein hilfreiches Mittel für Unternehmen, um zu zeigen, wie sehr sie ihre Mitarbeiter*innen schätzen. Die Durchführung einer Befragung und die Sicherstellung der Beteiligung der Mitarbeiter*innen ist zwar ein wichtiger erster Schritt, reicht aber allein nicht aus und zeigt auf, dass das Unternehmen die Meinung der Mitarbeiter*innen zwar gehört hat, diese aber nur von geringem Wert ist.
Was ist also der Schlüssel zum Erfolg?
Die Kommunikation nach der Befragung ist genauso wichtig, wie die vor der Befragung. Organisationen investieren viel Zeit und Mühe in die Kommunikation über den Start einer Befragung, um die Teilnahme zu fördern. Folglich sollte das gleiche Maß an Investitionen in den Kommunikationsplan nach Abschluss einer Befragung getätigt werden. Dieser Kommunikationsplan sollte unter Berücksichtigung der folgenden Ziele entwickelt werden:
- Jedem einzelnen Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, seine persönlichen Erfahrungen mit den Gesamtergebnissen zu verbinden.
- Nachweis des Engagements der Organisation für einen positiven Wandel durch entsprechende Aktionspläne
Im Folgenden findest Du die 5 wichtigsten Tipps, die Du bei der Gestaltung des Kommunikationsplans nach der Befragung berücksichtigen solltest.
#1 Danke Deinen Teilnehmer*innen
Der Dank an die Mitarbeitenden für ihre Teilnahme ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass sie das Gefühl haben, dass ihre Meinung und ihr Beitrag zur Befragung für die Organisation von Wert sind. Es ist auch die perfekte Gelegenheit zu erwähnen, wenn die Antwortquote besonders hoch war. Auch wenn es offensichtlich ist, ist es ein entscheidender Teil des Kommunikationsplans, dessen Bedeutung nicht unterschätzt werden sollte.
Erstens kann Anerkennung, oder ein Mangel daran, die Absicht der Mitarbeitenden beeinflussen, im Unternehmen zu bleiben (Quelle: Gallup). Schließlich ist die Anerkennung ein wichtiger Faktor für die Leistung und das Engagement der Mitarbeiter*innen und auch für die Teilnahme an künftigen Befragungen. Zweitens erinnert eine solche Danksagung die Mitarbeiter*innen an das Engagement des Unternehmens, auf die Ergebnisse zu reagieren und positive Veränderungen innerhalb der Organisation herbeizuführen, ganz gleich, um welches Thema es bei der Befragung ging. Mit Hilfe der Zest-Säule „Zuhören“ können Manager*innen diese Verpflichtung zum Handeln weiter demonstrieren, indem sie gemeinsame Aktionspläne und Ziele mit Start- und Endterminen erstellen, die auf Wunsch für alle Mitarbeitenden sichtbar gemacht werden können.
#2 Kommuniziere fair und unvoreingenommen
Es gibt zwei wichtige Punkte, die Du aus diesem Tipp mitnehmen solltest: Fairness in dem, WAS kommuniziert wird, und Fairness in der Art und Weise, WIE es kommuniziert wird.
Erstens: Sei ehrlich mit den Ergebnissen: Es ist wichtig, sowohl die guten, als auch die weniger guten Ergebnisse zu kommunizieren. Vermittele den Mitarbeitenden einen fairen Eindruck davon, was die Ergebnisse wirklich gezeigt haben – versteckte Ergebnisse könnten es den Mitarbeitenden nur erschweren, ihre eigenen persönlichen Erfahrungen mit den Ergebnissen der Befragung in Verbindung zu bringen. Hebe die positiven Ergebnisse hervor und zeige das Engagement der Organisation, diese bewährten Verfahren fortzusetzen. Präsentiere auch die weniger positiven Ergebnisse („Herausforderungen“) und nenne die Maßnahmen, die zu deren Bewältigung ergriffen werden.
Der zweite Teil dieses Tipps bezieht sich auf die Art und Weise, in der die Ergebnisse mitgeteilt werden. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter*innen die gleichen Informationen über die Befragung zum gleichen Zeitpunkt erhalten. Auf diese Weise wird vermieden, dass Informationen auf dem Weg verloren gehen oder dass dieselben Informationen präsentiert und anschließend von verschiedenen Personen unterschiedlich interpretiert werden (wie es bei einer „kaskadierenden Kommunikation“ häufig der Fall ist). Eine wirksame Methode, um den Mitarbeitenden die gleichen Informationen zu vermitteln, ist beispielsweise ein Live-Webinar, an dem das gesamte Unternehmen teilnimmt und bei dem am Ende eine Fragerunde stattfindet. Diese Sitzung sollte aufgezeichnet werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen daran teilnehmen können, sei es live oder in ihrer eigenen Zeit danach. Kommuniziere über dieses Webinar mit Hilfe des Zest-Moduls „Nachrichten“, um sicherzustellen, dass die Informationen alle erreichen!
#3 Ziehe Deine Mitarbeiter*innen in den Prozess mit ein
Im Anschluss an dieses Webinar für das gesamte Unternehmen, ist die Organisation von Fokusgruppen eine großartige Möglichkeit, die Ergebnisse weiter zu untersuchen und den Einzelnen in die Lage zu versetzen, ihre eigenen persönlichen Erfahrungen mit den Gesamtergebnissen in Beziehung zu setzen. Während dieser Sitzungen können sich Führungskräfte und Mitarbeitende gemeinsam auf lokalisierte Ergebnisse konzentrieren, um spezifische Stärken und Schwächen zu identifizieren, wichtige lokale Herausforderungen zu definieren und in einem gemeinschaftlichen Prozess einen Aktionsplan auf Teamebene zu erstellen. Wie bereits erwähnt, können Führungskräfte die digitale Plattform von Zest nutzen, um Aktionspläne zu erstellen und sie mit dem Team zu teilen. Die Einbeziehung der Mitarbeiter*innen in diesen Prozess trägt dazu bei, sie zu Akteuren des Veränderungsprozesses zu machen und zu zeigen, wie sehr das Unternehmen die Beiträge der Mitarbeitenden wertschätzt.
#4 Kommuniziere einfach, klar und visuell
Erstelle visuelle Darstellungen der Befragungsergebnisse mit Hilfe von Schaubildern, Diagrammen und Grafiken. Diese werden von den Mitarbeitenden nicht nur leichter verstanden (schließlich kann unser Gehirn visuelle Reize viel besser verarbeiten als Worte), sondern bleiben auch besser im Gedächtnis, was in der Folge dazu beitragen kann, dass die Mitarbeiter*innen den wichtigsten Akteuren des Wandels innerhalb der Organisation folgen. Erstelle eine einseitige „Infografik“, in der alle wesentlichen oder wichtigen Befragungsergebnisse hervorgehoben werden (ideal für kurze Befragungen), oder erstelle eine einspaltige zusammenfassende Infografik, in der die Leser*innen die Ergebnisse wie in einer Geschichte durchblättern können (besser für längere Befragungen). Diese Infografiken können den Mitarbeitenden während des Webinars mit den Gesamtergebnissen präsentiert und anschließend über den internen Kommunikationsstrom „Nachrichten“ von Zest an sie versandt werden, um eine digitale Aufzeichnung zu erhalten. Sie können auch verwendet werden, um lokalisierte Ergebnisse während der Fokusgruppen zwischen Führungskräften und Mitarbeiter*innen zu präsentieren.
#5 Kommuniziere regelmäßig
Zunächst sollte sich die Kommunikation darauf konzentrieren, die Ergebnisse der Befragung und die Entscheidungen, die getroffen wurden, um positive Veränderungen innerhalb der Organisation zu bewirken, hervorzuheben. Aber dabei muss es nicht bleiben… Erstelle einen regelmäßigen Kommunikationsplan über das Zest-Modul „Nachrichten“ (Teil der Säule „Teilen“).
Betone immer wieder das Engagement des Unternehmens, die Arbeitsmoral und Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen zu verbessern, indem Du über die Fortschritte dieser Veränderungsinitiativen berichtest. Gehe nicht davon aus, dass die Mitarbeiter*innen immer über die Bemühungen des Unternehmens Bescheid wissen; es ist wichtig, diese durch interne Kommunikationsströme hervorzuheben. Feier Erfolge und Kommuniziere, wenn die organisatorischen Bemühungen nicht ganz den Erwartungen entsprechen. Erinnere die Mitarbeiter*innen regelmäßig an die vom Unternehmen gemachten Versprechen und die gesetzten Ziele. Personen, die für die Förderung dieses Wandels verantwortlich sind (häufig Führungskräfte), werden eher bereit sein, Maßnahmen zu ergreifen, wenn die Mitarbeiter*innen regelmäßig an das Engagement des Unternehmens erinnert werden. Ermutige die Mitarbeitenden, die Zest-Funktion „Teilen“ zu nutzen, um das Feedback zu diesen Veränderungsinitiativen zu erleichtern und zu digitalisieren.
Zusammenfassung
Die Entwicklung eines wirksamen Kommunikationsplans für die Zeit nach der Befragung ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs. Durch eine faire, unvoreingenommene, klare und regelmäßige Kommunikation, die die Beiträge der Mitarbeiter*innen anerkennt und sie in alle Phasen des Prozesses einbezieht, können Organisationen den Wert der Mitarbeitermeinungen wirklich demonstrieren. Ein solcher Ansatz fördert nicht nur das Engagement der Mitarbeiter*innen, sondern trägt auch zum Aufbau einer Vertrauenskultur bei, in der die Mitarbeitenden sehen, dass das Unternehmen ihre Versprechen einhält.
