Digitalisation des entretiens avec Zest : Témoignages croisés des Petites Canailles

Pour répondre à leur double besoin de dématérialisation et de digitalisation des entretiens annuels d’évaluation (EAE) et professionnels, ainsi que pour recueillir des données précises pour établir un plan de développement des compétences, les Petites Canailles ont opté pour la plateforme Zest, dans un contexte de pénurie de talents.

Delphine, quels étaient vos objectifs de départ lorsque vous avez lancé le projet?

Delphine Prieto est la DRH du groupe depuis 2020 et est à l’origine du projet

1er objectif : vérifier le respect des obligations légales en termes d’entretien

En lançant le projet avec Zest, notre première motivation était de nous assurer du respect des obligations légales en matière d’entretiens (à effectuer tous les 2 ans). Au-delà de cette exigence, nous cherchions à simplifier et optimiser le processus pour favoriser une réelle réflexion en amont des entretiens, tant pour les managers que pour les collaborateurs et nous assurer que les entretiens ne se limitaient pas à un pur exercice administratif. Auparavant, la gestion se faisait de façon individuelle et peu centralisée, sur des outils de bureautique classiques (sous format Excel ou Powerpoint) ce qui entravait notre capacité à élaborer un plan d’action RH efficace.

2ème objectif : digitaliser les entretiens

Nous souhaitions digitaliser les entretiens pour obtenir une synthèse numérique et une vue d’ensemble sur leur déroulement et leur niveau de complétude : état d’avancement des campagnes d’entretien, niveau de complétude des entretiens (préparation par le collaborateur, contribution par le manager et/ou une personne tierce…) et compilation des KPI clefs.

3ème objectif : cartographier les compétences

Enfin, nous avions besoin de cartographier les compétences de nos collaborateurs pour mieux cibler nos actions de formation et de développement. C’est un sujet hautement prioritaire pour nous car notre secteur fait face à une pénurie de personnel qualifié et nous devons donc porter une attention toute particulière à la formation et à la fidélisation de nos salariés via une politique de formation et ts.

Mélanie, comment s’est passé le lancement du projet ?

Mélanie Guivarch est RRH groupe et est en première ligne lors du déploiement du projet avec un rôle clef dans l’accompagnement des équipes

Ce qui m’a frappée dans le lancement de Zest, c’est la très grande facilité d’adoption par les utilisateurs grâce au côté intuitif de l’outil, qui est vraiment facile à prendre en main. Évidemment, compte tenu du fait que 85% de nos salariés sont sur le terrain et n’utilisent pas les outils digitaux dans leur quotidien professionnel, il y a eu des difficultés de connexion. C’est pourquoi nous avions prévu des tutoriels très détaillés et vidéos en mode “pas à pas” pour bien accompagner les salariés dans la prise en main de l’outil.

Un autre aspect marquant du projet est l’accompagnement premium par le service Client Success, qui est très présent et proactif pour former à l’utilisation de la plateforme et pour s’assurer que tout son potentiel est exploité. Contrairement à d’autres solutions digitales, qui proposent uniquement un accès brut à des fonctionnalités, Zest propose un service complet qui va de la mise à disposition de la plateforme à l’accompagnement humain par de véritables experts RH et tech. Nous avons tout particulièrement apprécié l’écoute active vis-à-vis de nos spécificités et la recherche de solutions en nous impliquant en mode co-construction pour répondre à nos besoins.

Au final, notre premier bilan – après un an d’utilisation – est très positif avec de bons taux de participation (jusqu’à 86%) et un gain de temps considérable pour les managers.

Magali, comment s’est passé le lancement du projet dans votre crèche ?

Magali Gueit est directrice de la crèche de Vanves

Je suis responsable d’une crèche qui compte 13 salariés avec une moyenne d’âge assez élevée pour notre secteur (autour de 40 ans) et par rapport aux autres crèches du groupe. Ainsi, certains de nos salariés sont très peu adeptes des outils digitaux. Grâce à la solide campagne de communication et d’assistance du siège, nous avons eu l’occasion d’apporter un accompagnement individualisé à certains collaborateurs.

Concrètement, nous leur avons offert un soutien personnalisé pour les aider à installer l’application sur leur téléphone, à scanner le QR code pour accéder au tutoriel, et à se connecter à l’application en toute simplicité.

En fin de compte, une fois les problèmes de connexion résolus, le bilan est extrêmement positif :

• Côté collaborateur : l’exercice de l’entretien, auparavant perçu comme ennuyeux et fastidieux, s’est transformé en un exercice plutôt ludique grâce à une expérience utilisateur très fluide. Enfin, contrairement aux campagnes précédentes, nous avons pu (enfin) respecter les délais grâce aux notifications paramétrées dans l’application, mais aussi par email.

Les notifications peuvent aussi être paramétrées dans Teams et Slack mais ces outils ne sont pas utilisés par les salariés terrain des Petites Canailles

• Côté manager : l’expérience de contribution est très fluide, il est très facile d’ajouter des commentaires et de revenir sur l’entretien à plusieurs reprises, ce qui permet de s’adapter à notre rythme et contraintes. Le gros plus, c’est l’accès à l’analyse globale sur le périmètre de ma crèche qui m’a permis d’identifier rapidement les sujets à adresser et de mettre en place des plans d’action. Enfin, j’ai gagné un temps considérable et je me suis délestée de l’aspect administratif sans valeur ajoutée pour me concentrer sur l’échange en lui-même avec les salariés.

Anita, quelle a été votre expérience personnelle avec la plateforme Zest ?

Anita Invernon était éducatrice de jeunes enfants et utilisatrice de Zest au moment du lancement de Zest et est désormais directrice adjointe de la crèche de saint Mandé

J’ai trouvé l’application très intuitive et ludique, en particulier avec les questions de type « smileys » qui la rendent accessible même pour ceux qui ne sont pas très à l’aise avec les outils numériques. Après avoir connu les entretiens sous version papier, la digitalisation m’a permis de mieux me préparer, ainsi que mon manager, grâce aux contributions anticipées avant la date prévue. Grâce à Zest, mon désir de mobilité interne a été transmis en temps réel au service RH, ce qui a conduit à une promotion au poste de directrice adjointe quelques mois plus tard. Ainsi, Zest m’a ouvert de nouvelles opportunités professionnelles et une expérience collaborateur enrichie.

Magali Gueit, Directrice de la crèche de Vanves

Mélanie, quelles sont les prochaines étapes ?

Pour la prochaine campagne d’entretiens que nous lançons très prochainement, nous allons pouvoir recueillir les besoins de formation directement dans l’outil au moment de l’entretien, ce qui va nous permettre d’avoir une vision globale sur les demandes, les approbations par les managers et de pouvoir ainsi lancer plus facilement les plans de formation.

Par ailleurs, la fonctionnalité « People Review ou Revue des talents » va nous permettre d’identifier plus rapidement et facilement les profils en difficulté et les talents à faire évoluer.

Enfin, nous allons intégrer une question sur la mobilité dans l’entretien, pour mieux gérer et favoriser la mobilité interne. En effet, du fait de notre maillage territorial, encore trop de collaborateurs nous quittent alors que nous aurions pu leur offrir des opportunités de mobilité interne dans leurs nouvelles zones de résidence.

Ces futurs déploiements vont nous aider pour augmenter la rétention et la fidélisation de nos talents qui est un sujet clef pour nous alors que le marché est de plus en plus tendu avec une pénurie des talents de plus en plus saillante.