En 1999, un spécialiste du capital-risque du nom de John Doerr investissait 12,5 millions de dollars dans une jeune société fondée par deux diplômés de l’Université de Stanford, aux États-Unis. Vingt ans plus tard, cette « petite startup » vaut des milliards de dollars. Elle s’appelle Google.

Cet immense succès qui dépasse même les projections les plus folles de ses fondateurs est dû, au moins en partie, à un outil de gestion que John Doerr avait découvert en travaillant chez Intel et qu’il présenta aux deux jeunes fondateurs de Google. Cet outil, qu’il baptisa OKR pour Objectives and Key Results (objectifs et résultats clés), est basé sur une méthode simple mais extrêmement efficace : fixer un objectif puis y associer trois à cinq résultats clés mesurables pour en évaluer le succès. Exemple :

Objectif : concevoir des produits et des services qui promeuvent l’économie circulaire et le recyclage afin de valoriser leur impact environnemental et social.

Résultat clé : 100 % des produits Google lancés en 2022 – et dans les années qui suivront – seront composés de matériaux recyclés afin d’optimiser au maximum leur l’utilisation.

Bien que similaire aux ICP (Indicateurs Clés de Performance) et autres méthodes de définition d’objectifs, les OKR présentent un avantage non négligeable : ils font le lien entre les activités opérationnelles dans les différents domaines au sein de l’entreprises et la mission globale à laquelle elle aspire.

Notre mission chez Zest est d’aider les entreprises à devenir des organisations épanouissantes et performantes, le mieux et le plus simplement possible. Dans notre secteur, tout évolue très vite et nous travaillons dur pour concevoir la meilleure solution pour répondre aux besoins de nos clients dans leur stratégie d’écoute et d’engagement des collaborateurs. Ces deux dernières années, nous sommes passés de 15 à 25 collaborateurs, avons accueilli des dizaines de milliers de nouveaux utilisateurs, élargi notre offre logicielle et proposé des innovations pour les managers et dirigeants d’entreprise.

Comme de nombreuses startups, nous avons commencé à utiliser la méthode des OKR chez Zest pour atteindre nos objectifs ambitieux en mobilisant toutes nos équipes. Nous voulions un système de management par objectifs qui combinait une plus grande autonomie de nos collaborateurs et des résultats facilement mesurables.

Nous vous proposons ici notre guide basé sur notre expérience pour définir et mettre en œuvre des OKR dans votre entreprise :

 

Donner un cadre à vos équipes et le revisiter

Une entreprise est une aventure humaine collective dont la mission est de répondre à des objectifs économiques et sociaux. Si « la solution se trouve tout au long du chemin » pour y arriver, il est primordial que la destination soit à la fois claire et inspirante. C’est ce cadre collectif que les dirigeants doivent proposer et partager avec les équipes.

Chez Zest, nous avons 3 composants qui le constituent :

  • Une mission qui décrit ce que l’on veut apporter au monde (et à nos clients),
  • Une ambition business (un business plan) qui décrit ce que l’on veut bâtir,
  • Des valeurs communes qui concrétisent des principes de fonctionnement de notre organisation très humaine.

Chaque semestre, nous questionnons ce cadre avec nos collaborateurs pour nous assurer qu’il est pertinent et partagé.

Au niveau de l’entreprise Zest, nous le déclinons en 4 Objectifs d’entreprise pour le semestre à venir. Ces Objectifs seront ensuite déclinés chaque trimestre en OKRs d’équipe (équipe de Direction comprise !), par les équipes elles-mêmes. Enfin, chaque collaborateur à son niveau, avec l’aide de son manager, définit ses contributions à travers des OKRs personnels.

 

Bien définir chaque OKR

Étape 1 : Définir votre objectif (O)

Votre objectif est votre mission : ce que vous souhaitez réaliser pour faire progresser votre entreprise. Un but ambitieux, qui se résume en une seule ligne. Quelques exemples d’objectifs :

  • Lancer une version gratuite de notre application.
  • Devenir leader du marché en Europe du Nord dans le domaine des ressources humaines.
  • Créer des contenus pertinents qui nous démarquent de nos concurrents.

Dans l’approche OKR très américaine, le niveau d’ambition des résultats à atteindre est le plus élevé possible : « Visez la Lune !»). C’est une démarche psychologique positive qui accepte le dépassement… et l’échec. Réussir à 70% un objectif très ambitieux est acceptable car les atteindre tous est quasiment impossible dans l’approche « Think Big » de Google.

Chez Zest, nous poussons à l’ambition car nous sommes enthousiastes (une de nos 4 valeurs) mais nous préférons nous fixer des objectifs que l’on peut atteindre… même s’ils restent ambitieux.

Étape 2 : Définir trois à cinq résultats clés (KR)

Traduisez votre objectif en résultats clés : avec des éléments concrets pour votre équipe, qui vous permettront de mesurer votre succès.

Par exemple, devenir leader du marché dans votre secteur peut se traduire par le résultat suivant : acquérir cinq nouveaux clients locaux, recruter un revendeur local et faire croître votre chiffre d’affaires de 100%.

Ces résultats clés doivent être accompagnés de chiffres. Voici quelques exemples de mesures que vous pouvez utiliser :

  • une date, par exemple l’échéance du lancement d’une nouvelle fonctionnalité
  • un pourcentage, par exemple le taux de clics souhaité pour une campagne d’emailing
  • un montant, par exemple votre objectif de chiffre d’affaires pour le trimestre à venir
  • le nombre d’utilisateurs que vous souhaitez atteindre
  • un objectif de vente pour un nouveau produit

Ou toute autre donnée qui vous permet de mesurer ce résultat clé et constater qu’il a été atteint.

Simon Raybould, scientifique et auteur du best-seller « Génie de la présentation : 40 conseils sur la science de la présentation », enseigne comment concevoir des présentations efficaces pour atteindre les bons objectifs (www.presentationgenius.info). Il explique :

« Moins on fixe de résultats clés, plus on est efficace (…). S’il s’agit de faire adopter une nouvelle loi sur la protection de l’environnement, le succès se mesure par le degré d’adoption de la nouvelle loi. De même, pour les bonnes pratiques, le succès se mesure par le taux d’application de ces pratiques au sein du groupe cible : si la moitié des personnes composant le groupe les applique, alors c’est un succès. 

Chez Zest, nous travaillons avec 3 Résultats clés par Objectif, afin de faciliter la focalisation sur ce qui est le plus important et de ne pas générer une trop grande complexité de suivi de l’ensemble des OKRs à chaque niveau.

 

Étape 3 : Impliquer votre équipe

Il est essentiel d’échanger avec les membres de l’équipe sur les OKRs à chaque étape. Depuis leur élaboration jusqu’à leur mesure finale, en passant par leur réalisation.

Ici, il est essentiel de ne pas tomber dans le micro-management et, au contraire, de donner aux managers le choix de leur stratégie pour atteindre leurs OKRs. Vous pouvez laisser vos équipes décider elles-mêmes la manière dont elles souhaitent traduire leurs objectifs en résultats clés.

Il est d’ailleurs important que les équipes et les collaborateurs aient l’autonomie de proposer les Résultats Clés.

Chaque trimestre, les équipes Zest se réunissent pour définir et présenter leurs OKRs aux autres équipes. Ce rituel collectif sert énormément à la synchronisation et la collaboration entre équipes, et permet d’affiner les plans grâce aux feebacks de chacun. Un bon plan est un plan concret, bien compris, partagé, et qui motive.

Grâce à notre solution les OKRs sont partagés avec tous, ce qui permet à n’importe quel moment, en fonction des besoins de chacun, d’y accéder.

Étape 4 : Mettre le management au service du succès des équipes

Une fois le plan OKR défini, le plus important commence : sa réalisation.

Tout se joue dans la mise en œuvre d’une stratégie ou d’une tactique. Chaque collaborateur, chaque équipe fera de son mieux pour y arriver, mais des imprévus, des obstacles ou même des nouvelles idées ne manqueront pas chemin faisant.

C’est là l’opportunité pour le manager de proximité de passer du « Command & Control » à la posture de manager-coach. Un suivi régulier tous les mois ou plus fréquemment permettra d’avoir un échange constructif pour répondre à la question essentielle « Que peut-on faire pour réussir les OKRs ? ». Si un manager ou un membre de l’équipe rencontre un problème, il peut le remonter et, surtout, en discuter pour pouvoir avancer.

Cela permet de maintenir le cap et de s’assurer que l’on est sur la bonne voie pour atteindre les résultats clés.

Chez Zest, chaque manager organise un point mensuel avec chaque membre de son équipe. C’est l’un de nos rituels de management les plus importants.

Il y a 4 parties :

  • Les ressentis du collaborateur, y compris le niveau de confiance sur l’atteinte des OKRs de l’équipe
  • Le point sur l’avancement des OKRs pour évaluer et discuter de la progression
  • Le plan d’actions pour réussir ensemble afin d’identifier les actions nouvelles nécessaires
  • Le rituel des Points Mensuels de Zest dans Zest

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle et du télétravail généralisé, il est essentiel d’avoir les bons outils pour communiquer à distance avec vos équipes. C’est exactement ce que nous a permis l’utilisation de notre Solution Zest avec sa fonctionnalité de Points qui intègre le suivi des objectifs dans une trame de discussion entre le manager et le collaborateur.

Pour en savoir plus sur les points réguliers avec Zest —> https://zestmeup.com/fr/solution/reussir/

 

Étape 5 : Atteindre vos OKRs, les évaluer et réajuster votre stratégie

Idéalement, une fois que vous avez atteint vos OKRs, vous avez rempli votre mission. Ce succès doit être synonyme de performance, peut-être même plus grande que ce que vous pensiez possible.

Cependant, nous savons qu’il peut arriver de ne pas atteindre ses objectifs. Si tel est le cas, il est essentiel de les évaluer et de réajuster votre stratégie. Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Comment être plus efficace la prochaine fois ?

Plus vous utiliserez les OKRs, plus vous en comprendrez les mécanismes. Vous pourrez ainsi plus facilement les définir pour les déployer au sein de votre entreprise.

 

Conclusion

La méthode OKR est très utile pour aider les équipes à mettre en œuvre une stratégie. Elle est pragmatique, simple, ce qui aide à aller à l’essentiel rapidement.

Elle facilite la collaboration manageur-managé, sans tomber dans le micro-management (si elle est pratiquée en responsabilisant le collaborateur et en utilisant la posture de manager coach).

Il est important de noter qu’elle n’est pas spécifique aux startups et sociétés high-tech mais bien à tout type d’entreprise, à partir du moment où l’on souhaite mesurer et faire un suivi de ce que l’on fait. Plus vous utiliserez les OKRs, plus vous en comprendrez les mécanismes et pourrez ainsi les définir et déployer plus facilement.

Comme l’explique Simon Raybould,

« C’est une méthode de management, pas un produit ».

Et chez Zest, nous savons à quel point cette méthode de management peut être efficace pour atteindre des objectifs ambitieux. Mais cela représente aussi un changement à gérer et dont la mise en œuvre doit se faire progressivement. Nous vous recommandons d’anticiper 1 ou 2 cycles trimestriels de rodage.

L’utilisation d’une solution web et mobile comme la Suite Zest rend le déploiement opérationnel de la méthode très facile, systématique et digital, ceci est particulièrement intéressant avec le télétravail qui prend de l’importance.

Enfin, les OKRs peuvent bien sûr s’intégrer dans des cycles annuels d’évaluation de la performance s’ils existent dans votre organisation. Ils devraient simplifier l’évaluation des employés par rapport aux objectifs fixés mais aussi la définition des objectifs à venir !

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