DPME avait récemment opéré un virage vers une culture d’entreprise agile et libérée, basée sur beaucoup de collaboration. C’est pourquoi elle recherchait un outil permettant de favoriser à la fois la communication informelle et de solliciter avis et idées.
L’outil devait être au service de cette ambition très humaine de la transformation de l’entreprise, notamment en favorisant la reconnaissance.
L’utilisation de DPME en bref
L’entreprise encourage tous les jours ses collaborateurs à utiliser l’application (notamment les modules d’humeur, d’idées et de feedback) et à réagir aux contributions des autres. « Cela crée un élan de solidarité qui est vraiment sympa et que les collaborateurs apprécient. Ça leur fait du bien de se dire « ça n’allait pas aujourd’hui et un collègue a pris de mes nouvelles. »
Chez DPME, les modules les plus utilisés sont l’humeur, les MyZest, les feedbacks, les sondages et l’engageomètre.
Le taux journalier de participation au module d’humeur est généralement de 60 à 80%. Les collaborateurs ce sont aussi naturellement approprié le module de feedback et se font spontanément des retours sur la contribution de leurs collègues « bravo pour la formation que tu as donnée». Puis les autres personnes qui ont participé à la formation vont réagir « effectivement, c’était vraiment pertinent et ça m’a beaucoup aidé ».
Le management de DPME n’a pas besoin de faire un suivi lourd du projet pour qu’il fonctionne :
« On envoie des relances le lundi matin pour l’humeur ou le vendredi pour penser à envoyer tous ses MyZest, ou pour l’engageometre. Mais c’est loin d’être exigeant étant donné que l’application a été très vite adoptée. »
Le lancement et l’accompagnement Customer Success
Roselyne Guillemette a été accompagnée par notre équipe Customer Success au moment du lancement du projet : « Nous avons eu une excellente formation par Thibault, grâce à lui l’équipe a vite compris ce que l’application pouvait nous amener. C’est super d’avoir ça en début d’utilisation. Mais ce n’est pas un outil lourd comme un CRM, ce n’est pas quelque chose qui est compliqué à utiliser ou à mettre en place. ».
Roselyne Guillemette a aussi apprécié la flexibilité de l’outil pour son lancement et son utilisation :
« Ça ne demande pas un gros délai d’implantation, ni une grosse planification. On peut y aller module par module et commencer juste par l’humeur ou les sondages, il n’est pas obligatoire de tout faire en même temps. »
Notre équipe Customer Success est aussi disponible tout au long de l’utilisation pour accompagner les clients en cas de difficultés : « Le service à la clientèle est très bon, c’est vraiment super. C’est vraiment simple d’échanger quand quelque chose ne fonctionne pas, on a une réponse rapidement et l’équipe est très accessible. »
L’accueil fait à l’application
Et après le lancement, quel a été l’accueil fait à l’application ? Au début, les collaborateurs étaient sceptiques face à ce nouvel outil : entre les mails, le CRM et Zest, que fait-on de tout ça ! Mais trois mois après, l’utilisation est devenue naturelle, voire même indispensable :
« L’équipe est vraiment enthousiaste d’utiliser Zest. Il y en a même qui sont gênés dans leur journée de travail s’ils n’ont pas pu se connecter à l’application. Les collaborateurs la trouvent vraiment intéressante et l’ont vraiment bien intégré. C’est vraiment devenu un automatisme. »
Des retours plus sincères depuis Zest
Zest n’a pas été la première mesure prise par DPME pour essayer de donner la parole aux collaborateurs, mais c’est celle qui fonctionne. Au lancement de l’application, les employés n’osaient pas forcément s’exprimer. Mais après quelques mois, les collaborateurs se sentent assez à l’aise pour signaler quand les choses ne vont pas.
« Cela faisait déjà un an ou deux que l’on essayait de trouver un moyen que les collaborateurs s’expriment de manière plus authentique, mais on sentait que les retours n’étaient pas totalement honnêtes. Zest amène une transparence que l’on n’avait pas auparavant. Et on avait déjà essayé différentes choses, mais c’est la première fois qu’on arrive à vraiment prendre le pouls de notre équipe. »
Un axe central pour DMPE : développer la reconnaissance
Reconnaitre la contribution de ses collègues était déjà au cœur des préoccupations de DPME avant d’utiliser Zest. Seulement, la reconnaissance ne se faisait qu’une fois par mois, à la fin d’une réunion d’équipe. « On se disait souvent « merci », mais plutôt sur ce qui venait de se passer sur les 3 derniers jours, parce qu’après malheureusement, on oublie. Nous recherchions une façon de partager plus de reconnaissance en interne pour augmenter la motivation et le sentiment d’engagement. »
DMPE a donc commencé à utiliser les My Zest, des crédits de remerciement internes à l’application et limités à cinq par semaine pour leur donner plus de valeur.
« Avec les 5 My Zest par semaine, ce n’est plus seulement le manager qui envoie de la reconnaissance aux membres de son équipe, mais tout le monde entre eux. »
Pour l’anecdote, les cinq MyZest sont tous utilisés chaque semaine chez DPME. Roselyne Guillemette ajoute « Et parfois quand on en manque, on s’envoie des feedbacks à la place ou on répond à la notification qu’on reçoit par mail «Ecoute, je n’ai plus de Zest là, mais je te dis merci ! »
Les dashboards
La structure organisationnelle de DPME est relativement horizontale, mais les deux co-leaders peuvent être considérés comme les responsables. Ceux sont donc eux qui ont accès aux tableaux de bords centralisant les retours de l’équipe sur tous les modules.
Dans le cas de DPME, Roselyne Guillemette et son collègue Daniel consultent notamment les top contributeurs pour comprendre comment optimiser l’utilisation de l’application. Ils analysent aussi les réponses des campagnes d’engageomètre (même si près de 90% des personnes y répondent de manière anonyme) pour voir quelles sont les notes les plus basses et pourquoi.
Même s’ils ne peuvent pas aller en discuter directement avec la personne concernée, ils lancent une communication ouverte disant qu’ils ont pris notes des remontées et que chacun est libre de venir les consulter si besoin. Roselyne Guillemette et son collègue ont aussi pu prendre des décisions stratégiques pour l’entreprise à la suite de sondages.
L’avant / après Zest
Zest a permis beaucoup plus de proximité entre les équipes malgré la distance. Mais la différence la plus frappante reste l’échange de reconnaissance qui contribue à motiver les équipes :
« Il est rare pour moi d’avoir une journée où je ne reçois pas un feedback ou un Zest. Quand a la fin de semaine, je vois que j’ai reçu 7 Zests, je me dis que j’ai été utile ; j’ai aidé du monde. Et puis généralement en tant que manager, tu donnes énormément de reconnaissance mais tu en reçois très peu. Et là avec Zest, même à ce niveau-là ça a évolué. »
Conclusion après quelques mois d’utilisation et conseils pour les futurs utilisateurs ?
Roselyne Guillemette, qui a porté ce projet au sein de DPME, est ravie des résultats obtenus :
« Si le but de Zest était de créer un lien et une communauté entre des personnes qui ne se voient pas, on peut dire que ça fonctionne chez nous ! C’est vraiment une super application, on l’aime vraiment beaucoup. »
Pour conclure, un dernier conseil aux potentiels futurs utilisateurs ?
« Honnêtement, ils n’ont rien à perdre à essayer l’application. C’est un petit outil facile pour développer la relation au sein d’une organisation. Ça supprime les longues chaines de courrier et c’est très simple d’utilisation. On ne peut qu’y gagner en tant qu’organisation parce que les gens s’impliquent plus. »
