3 conseils pour digitaliser l’entretien annuel d’évaluation

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Le récap de l’article

Pour 70 % des responsables RH et des managers, et pour 95 % des employés, les entretiens annuels d’évaluation sont anxiogènes, voire inutiles. Alors comment digitaliser l’entretien annuel d’évaluation pour moderniser ce rituel ?

L’entretien annuel est un entretien d’évaluation mené par un manager avec un collaborateur en « one-to-one » et dont le but est de débriefer sur l’année écoulée. Les sujets évoqués peuvent varier mais portent habituellement sur l’atteinte des objectifs, les performances, la gestion des projets ou des missions confiés au collaborateur, etc. C’est l’occasion aussi de discuter des axes d’amélioration et de se fixer des nouveaux objectifs pour l’année qui suit.

Cela devrait donc être un moment d’échanges constructifs attendu par collaborateurs et managers. Pourtant, d’après un sondage Welcome To The Jungle (WTTJ) de 2020, près de 30 % des collaborateurs déclarent ne pas se sentir libres de s’exprimer durant leur entretien annuel. La principale raison invoquée est le format de l’entretien, encore trop formel et pas assez collaboratif, qui laisse peu de place aux véritables échanges et aux feedbacks constructifs.

Alors comment transformer l’entretien annuel d’évaluation en levier de performance pour votre entreprise ?

Avec le télétravail qui se généralise, la digitalisation des entretiens annuels d’évaluation peut entraîner des bénéfices humains et stratégiques considérables. Voici quelques conseils de nos experts RH pour moderniser (et digitaliser !) cette pratique et la transformer en levier de croissance :

1. Des points réguliers pour mieux manager

Dans un monde globalisé, changeant et imprévisible, fixer en début d’année des objectifs qui ne seront évalués qu’en fin d’année n’a plus aucun sens. Un suivi régulier via des points mensuels ou trimestriels, par exemple, permet aux managers de coacher leurs collaborateurs tout au long de l’année et d’évaluer rapidement leurs performances. Ces rendez-vous fréquents offrent une conversation managériale structurée et continue, pour être au plus près des besoins des collaborateurs et des objectifs de l’entreprise.

Le module Points réguliers du pilier Réussir de la suite Zest supprime le stress lié aux évaluations annuelles. Il permet aux salariés de déclarer leur ressenti et de recevoir des rappels réguliers pour mieux gérer leurs objectifs, et aux managers de savoir comment se sent chaque collaborateur par rapport aux objectifs définis ensemble. Les managers ont une vue globale des performances de leur équipe et du niveau d’implication de chacun de ses membres. De leur côté, les collaborateurs peuvent indiquer les points bloquants ou irritants et les traiter rapidement avec leur manager. Des entreprises telles qu’EDF, Decathlon ou la startup Hardloop utilisent cette pratique pour venir enrichir l’entretien annuel ou même professionnel

« Les rituels réguliers permettent de redonner du sens et d’ajuster la stratégie en fonction des réalités business, ainsi que des compétences des employés. Ils permettent de garder le cap et de ne pas s’écarter de l’objectif final. » Thomas Lamorte, Directeur de magasin @ Decathlon La Réunion

👉 Découvrez leurs témoignages ici.

2. Une trame prédéfinie pour aller à l’essentiel

Pour que l’entretien annuel soit vraiment pertinent, il est essentiel de mettre en place une trame de conversation avec les éléments clés et qui seront indispensables à l’accompagnement managérial du collaborateur. David Guillocheau, expert RH et DG de Zest, conseille une trame d’entretien courte (10 questions maximum) qui laisse aussi la place à d’autres sujets importants pour le collaborateur, comme son ressenti, son évolution de carrière, etc. Ce sera alors un réel moment d’échanges constructifs. Et l’historique de ces entretiens annuels viendra ensuite nourrir l’entretien professionnel obligatoire qui a lieu tous les six ans.

Trame de Point mensuel dans Zest

3. Le feedback 360° au cœur de votre stratégie

Au-delà de l’outil, il est également important de changer d’approche : les feedbacks et l’accompagnement au fil de l’eau permettent aux salariés de se recentrer et de s’impliquer davantage. L’entreprise leur donne ainsi la parole et leur offre un canal de discussion ouvert avec leur manager, sans la pression de l’évaluation annuelle. De leur côté, les managers peuvent utiliser les points réguliers pour identifier les signaux faibles et les sources de désengagement, et réduire ainsi le taux de turnover.

« En instaurant une culture de feedback à 360°, le manager s’assure que ces échanges sont au service du collaborateur. Il ne se contente plus d’évaluer mais adopte une réelle posture de manager-coach : il invite ses équipes à s’exprimer, alimente une conversation continue, est à l’écoute et fait des feedbacks réguliers et constructifs. » David Guillocheau, DG de Zest

Dans Zest, les managers et RH ont accès à un tableau de bord qui leur permet de piloter leurs rituels managériaux en temps réel et de suivre des indicateurs clés de performance (ou KPI) : l’entretien annuel digitalisé permet donc de faire un vrai suivi de tous les collaborateurs, d’identifier rapidement ceux qui sont en difficulté, de voir les taux de participation aux points réguliers comme aux questions relatives à l’entretien d’évaluation, etc.

Dashbord de suivi côté managers