5 astuces clés de Zest pour communiquer efficacement après un sondage

Le sondage est un outil efficace pour connaître l’opinion des collaborateurs et mesurer leur niveau de satisfaction par rapport à divers sujets. Il représente aussi un moyen simple pour l’entreprise de montrer à ses collaborateurs qu’ils sont importants pour elle. Cependant, même si lancer une enquête RH et s’assurer d’un taux de participation élevé est une première étape cruciale, elle ne suffit clairement pas. En effet, s’arrêter là prouverait que l’entreprise accorde une valeur négligeable aux opinions exprimées par les collaborateurs.

Alors, quelle est la solution… La communication !

La communication après un sondage est tout aussi importante que celle avant un sondage. Les entreprises consacrent beaucoup de temps et d’énergie à la communication sur le lancement d’une campagne pour inciter leurs collaborateurs à y participer. Le niveau d’investissement devrait donc être le même pour l’élaboration du plan de communication après la clôture d’une enquête RH. Ce plan de communication doit prendre en compte les objectifs suivants :

• permettre à chaque employé de faire le lien entre son expérience personnelle et les résultats obtenus ;
• démontrer la volonté de l’entreprise de créer un changement positif via des plans d’action précis.

Voici les 5 astuces clés de Zest pour élaborer votre plan de communication après sondage.

No. 1 – Remerciez les participants

Remercier vos collaborateurs pour leur participation est la première étape pour montrer que leur opinion et leur contribution au sondage comptent pour l’entreprise. S’il a été particulièrement élevé, c’est aussi l’occasion idéale de mentionner le taux de participation pour capitaliser sur ce succès. Même si cela semble évident, c’est un élément essentiel du plan de communication et son importance ne doit pas être sous-estimée. Tout d’abord, la reconnaissance, ou le manque de reconnaissance, peut influencer l’intention des collaborateurs de rester dans l’entreprise (source : Gallup). Après tout, la reconnaissance est l’un des principaux moteurs de la performance et de l’engagement des collaborateurs, mais aussi de leur participation à de futures enquêtes RH. Ensuite, l’envoi d’un message de remerciement rappelle aux collaborateurs l’engagement de l’entreprise à prendre des mesures suite aux résultats et à créer un changement positif au sein de l’organisation, quel que soit le sujet du sondage. Grâce au pilier « Écouter » de la suite Zest, les managers peuvent prouver davantage encore cet engagement à agir via la création de plans d’action et d’objectifs collaboratifs, avec une date de début et de fin, et permettre, s’ils le souhaitent, à tous les collaborateurs de les visualiser.

No. 2 – Communiquez de manière équitable et impartiale

Cette astuce contient deux points essentiels : l’équité dans ce qui est communiqué et l’équité dans la façon dont c’est communiqué.

Tout d’abord, soyez honnête quant aux résultats : il est important de communiquer à la fois le bon et le moins bon. Donnez aux collaborateurs une interprétation juste de ce que les résultats ont réellement montré : en cachant une partie des résultats, les collaborateurs auront du mal à faire le lien entre leur expérience personnelle et les résultats du sondage déclarés par l’entreprise. Soulignez les résultats positifs et montrez l’engagement pris par l’entreprise de poursuivre ces bonnes pratiques. De même, présentez les résultats moins positifs (« défis ») et indiquez les mesures qui seront prises pour y remédier.

La deuxième partie de cette astuce concerne la manière dont les résultats sont communiqués. Il est important que tous les collaborateurs reçoivent simultanément les mêmes informations sur le sondage. Cela permet d’éviter que des informations se perdent au cours du processus, ou que ces mêmes informations soient présentées, puis interprétées, de différentes manières par différentes personnes (comme cela arrive souvent avec la méthode de « communication en cascade »). L’un des moyens efficaces de présenter les informations aux collaborateurs de manière équitable est l’organisation d’un webinar e en direct destiné à toute l’entreprise, avec une session de questions-réponses à la fin. Il devra être enregistré pour que tous les collaborateurs puissent y participer, en direct ou selon leurs disponibilités. Communiquez sur ce webinar via le module « Company Message » du pilier Partager de la suite Zest pour être sûr que tout le monde recevra l’information !

No. – 3 Impliquez les collaborateurs dans le processus

Dans le prolongement de ce webinar destiné à l’ensemble de l’entreprise, l’organisation de groupes de discussion est un excellent moyen d’examiner les résultats plus en détail et de permettre à chacun de faire vraiment le lien entre son expérience personnelle et les résultats obtenus. Au cours de ces sessions, les managers et les collaborateurs peuvent se concentrer ensemble sur des résultats plus localisés, identifier leurs forces et faiblesses spécifiques, définir leurs principaux défis à relever et élaborer le plan d’action de l’équipe via un processus collaboratif. Comme mentionné précédemment, les managers peuvent utiliser la plateforme digitale Zest pour créer des plans d’action et les partager avec leurs équipes. L’implication des collaborateurs dans ce processus permet d’en faire des acteurs du changement et de montrer que leurs contributions sont réellement prises en compte par l’entreprise.

No. 4 – Communiquez clairement, simplement et visuellement

Utilisez des schémas, tableaux et graphiques pour créer des représentations visuelles des résultats du sondage. Ces derniers seront ainsi plus facilement compris par les collaborateurs (puisque notre cerveau traite bien mieux les stimuli visuels que les mots), mais aussi mieux mémorisés, ce qui peut ensuite servir à en garantir le suivi par les collaborateurs, acteurs clés du changement au sein de l’entreprise. Créez une « infographie » d’une page mettant en avant tous les résultats clés ou importants de l’enquête RH (idéal pour les sondages courts) ou créez une infographie récapitulative d’une seule colonne où les collaborateurs font défiler les résultats comme s’ils lisaient une histoire (plus adapté aux enquêtes longues). Ces infographies peuvent être présentées aux collaborateurs lors du webinar sur les résultats obtenus puis leur être envoyées via le canal de communication interne « Company Message » de Zest pour en conserver une trace digitale. Elles peuvent également être utilisées pour présenter des résultats plus localisés lors de groupes de discussion entre managers et collaborateurs.

No. 5 – Communiquez régulièrement

Dans un premier temps, la communication doit mettre l’accent sur les résultats du sondage et les décisions prises pour créer un changement positif au sein de l’entreprise. Mais, vous devez aller plus loin… Élaborez un plan de communications régulières via le module « Company Message » du pilier « Partager » de la suite Zest. Soulignez systématiquement l’engagement pris par l’entreprise d’augmenter le bien-être et la satisfaction des collaborateurs en communiquant sur l’état d’avancement de ces initiatives de changement. Ne partez pas du principe que les collaborateurs sont conscients des efforts de l’entreprise. Il est important de les mettre en avant via vos différentes communications internes. Célébrez les succès et admettez que les efforts de l’entreprise ne sont pas satisfaisants lorsque c’est le cas. Rappelez régulièrement aux collaborateurs les promesses faites par l’entreprise et les objectifs fixés. Les personnes en charge de l’accélération du changement (souvent les managers) seront plus enclines à agir si les engagements pris par l’entreprise sont régulièrement rappelés aux collaborateurs. Encouragez les collaborateurs à utiliser la fonctionnalité « Partager » de Zest pour stimuler et digitaliser leur feedback sur ces initiatives de changement.

Conclusion

L’élaboration d’un plan de communication efficace après un sondage fait partie intégrante du succès de ce sondage. Avec une communication équitable, impartiale, claire et régulière, qui valorise les contributions des collaborateurs et les implique dans toutes les étapes du processus, les entreprises peuvent véritablement démontrer la valeur qu’elles accordent à l’opinion de leurs collaborateurs. Une telle approche contribue à booster l’engagement des collaborateurs et à créer une culture de la confiance où les collaborateurs perçoivent clairement l’engagement pris par l’entreprise de tenir ses promesses.