À distance, chaque message compte double. Découvrez comment structurer vos échanges digitaux pour fluidifier la collaboration, booster la productivité et préserver le moral de vos équipes.

Interruptions continues, réunions et conf-calls non productifs, notifications anxiogènes, saturation d’informations inutiles, ou a contrario manque de suivi, etc. En cette période de confinement obligatoire, la collaboration à distance se transforme souvent en calvaire si elle n’est pas bien organisée. Avec 61% des salariés en télétravail, ce sont des solutions qui se sont considérablement développées. Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour rendre votre travail d’équipe à distance efficace et agréable ? Cet article vous partage celles qui ont font fait leur preuve chez les organisations les plus productives.

1. Définissez vos priorités, apprenez à déléguer et dire non

La boussole de votre productivité et de mobilisation des ressources, c’est la clarté de vision en temps réel dans la définition de vos priorités. A ce titre, Dwight Eisenhower*, ancien chef d’État-Major général des Forces armées et ancien président des Etats-Unis, définissait ses priorités avec une matrice qui distingue ce qui était de l’ordre de “l’important” et de “l’urgent”.

Servez-vous de cette matrice pour structurer votre définition des priorités et votre prise de décision en temps de crise. La bonne structuration et la nature des interactions collaboratives des vos équipes en découleront.

2. Segmentez vos horaires entre focus, collaboration et repos

Même en télétravail, il est important d’écouter votre corps et votre cerveau. Vous devez apprendre à connaître les moments où vous êtes le plus réveillé et le plus productif. Dès lors, vous saurez identifier les moments où vous avez besoin de vous concentrer sur vos tâches personnelles, et les moments de collaboration avec vos équipes. Cela vous permettra d’optimiser vos horaires de travail, et de profiter de vos moments de repos. A ce titre, n’oubliez pas non plus de vous prendre des moments pour la sieste et les exercices physiques d’intérieur.

3. Structurez vos interactions digitales avec vos collaborateurs

Le temps et la santé mentale de vos collaborateurs sont des ressources précieuses pour la productivité de vos équipes. En effet, c’est leur bon usage qui vous permet d’optimiser au maximum vos moments de collaboration. Avant de solliciter vos collaborateurs via une demande ou une notification, demandez vous bien si cela vaut la peine de mobiliser leurs énergies. Dans votre communication, aidez-les à créer de la valeur pour votre organisation. Ainsi, soyez précis et clairs sur les informations que vous partagez et/ou que vous demandez. De façon concrète :

• Emails & Chat : allez à l’essentiel, tout en choisissant bien vos mots et vos formulations pour que votre collaborateur comprenne immédiatement ce que vous lui demandez.
• Call & Visio Conférences : lorsque vous invitez vos collaborateurs, précisez-leur bien le ou les objectifs de votre réunion à distance, pour que tout le monde sache répondre immédiatement à la question “Qu’aurons-nous gagné et appris de cette réunion ?“

4. Optimisez la remontée d’informations avec les sondages digitaux des collaborateurs

Dans cette recherche constante de productivité collective, sonder régulièrement vos collaborateurs via des plateformes d’écoute analytique vous permet de collecter en temps réel les bonnes informations sur leurs besoins prioritaires, opérationnels comme psychologiques, et leurs ressentis du quotidien. Disposer de ces informations en instantané vous permet de prendre les décisions les plus adaptées pour votre continuité d’activité et votre suivi du moral des vos équipes à distance. Ritualisés à la fréquence la plus appropriée (généralement hebdomadaire), ces sondages vous permettent ainsi d’épurer et structurer vos interactions, et ainsi vous concentrer sur les sujets essentiels. En outre, ces sondages sont confidentialisés, ce qui permet aux collaborateurs de s’exprimer de manière sincère, libérés des obstacles propres à toutes les organisations (biais sociaux et cognitifs, hiérarchie, rapport de pouvoir, contexte évolutif). Cela vous donne des informations fiables, rapides et facilement actionnables pour agir dans l’intérêt de votre organisation.

5. Favorisez la reconnaissance digitale

Cette dimension est très importante pour la productivité des équipes. L’engagement des collaborateurs a un impact très important sur la performance, surtout en période de crise. La collaboration, ce n’est pas que de la co-création ou du partage d’information, c’est aussi du soutien moral entre êtres humains. A ce titre, n’oubliez pas de célébrer les résultats, mais également les efforts fournis de la journée ou de la semaine. Cela peut se ritualiser lors de moments de célébration dédiés aux conf calls hebdomadaires, envoyez un simple message aux collaborateurs à qui vous souhaitez exprimer votre reconnaissance. Vous pouvez également envoyer des marques de reconnaissance digitale entre collègues, ce qui vous permettra de pouvoir visualiser les meilleures interactions et les silos de votre organisation.

Sources :

• Wikipédia – Dwight D. Eisenhower : fr.wikipedia.org/wiki/Dwight_D._Eisenhower