Le département ICS (Infrastructures et Cloud Services) d’EDF est parti d’un constat simple : les entretiens annuels d’évaluation étaient vécus comme des moments anxiogènes et une perte de temps par certains salariés.

Résultats

Les objectifs globaux des équipes et de l’entité sont atteints
Gestion rapide et au fil de l'eau des difficultés
Amélioration de la relation managers-équipes
Faible taux de turnover dans les équipes concernées.
Bon taux d’utilisation par l’équipe
Même les personnes les plus réfractaires au début sollicitent désormais leur manager pour obtenir ses commentaires dans leurs autoévaluations

De plus, 80 % des managers font passer des entretiens annuels mais 95 % d’entre eux n’en sont pas satisfaits (Gallup).

Historiquement, et comme dans la plupart des entreprises, la notion d’évaluation chez EDF était très descendante et annuelle. Zest nous a permis de mettre en place un système permettant aux collaborateurs d’être impliqués dans la définition de leurs objectifs et aux managers d’identifier rapidement les difficultés et points de blocage et frustration grâce à un suivi mensuel. Le tout au service de la réussite du collaborateur, des équipes et donc du groupe.

Julien Gazel
Contract Manager, EDF

Pour faciliter le déroulement des entretiens annuels, mieux accompagner les collaborateurs et répondre aux attentes des managers, les entités managériales du département ICS d’EDF ont redéfini leurs critères pour proposer un format « à la carte ».

Plusieurs axes de réflexion ont été identifiés pour rendre cette expérience constructive :

  • La délocalisation des entretiens annuels grâce à une solution digitale pour mieux préparer les face-à-face collaborateur-manager
  • Le maintien du cadre de l’entretien d’évaluation tout en proposant des formats innovants
  • Le micro-service en découpant les entretiens annuels par thématique (objectifs, reconnaissance, etc.) et en l’étalant sur l’ensemble de l’année pour questionner ces éléments régulièrement au fil de l’eau
  • L’autodéfinition des objectifs souhaitée par le management afin d’impliquer les employés dans la définition de leurs objectifs, validés ensuite par leur manager et complétés si besoin par une personne externe

La solution Zest a été choisie pour implémenter cette nouvelle approche, avec pour objectif clé la mise en place d’une conversation managériale continue au service de la performance, via l’écoute des collaborateurs. La grande flexibilité de l’outil permet de modifier et adapter les objectifs au fur et à mesure et de répondre à chacun des axes de réflexion ci-dessus.

 

Un outil flexible parfaitement intégré dans une organisation managériale matricielle et multi-contributeur 

Zest est flexible et a su s’adapter à notre organisation complexe. L’outil nous a permis d’intégrer plusieurs contributeurs aux points mensuels afin de répondre à notre modèle de management matriciel à plusieurs niveaux.

Julien Gazel
Contract Manager, EDF

Plusieurs contributeurs à plusieurs niveaux de management

En effet, chez EDF, certaines équipes fonctionnent à différents niveaux de management. Lorsque c’est le cas, l’équipe peut être constituée d’un manager, un manager adjoint et un N+2. Chacun d’eux peut missionner un même salarié sur son périmètre et donc intervenir dans son évaluation mensuelle et annuelle.

Une organisation matricielle pour un management de coaching

Le binôme manager/manager adjoint englobe l’intégralité des fonctions du manager : la gestion opérationnelle des équipes, la gestion de la performance axée finance et la gestion humaine axée RH afin de développer les compétences des collaborateurs.

 

Des points mensuels pour atteindre les objectifs personnels et collectifs

Lever les difficultés et suivre les objectifs

Tous les mois, ou à minima tous les deux mois, le collaborateur s’auto-évalue via Zest. Le manager commente ce point à son tour. À l’issu de cette étape, chaque partie parcourt les différents sujets afin d’identifier les points bloquants et les traiter rapidement. Elles peuvent aussi décider d’en discuter directement si nécessaire.

Nouvelle évolution sur les entretiens, dorénavant, des points réguliers mensuels ou bimensuels, chez EDF les objectifs sont revus pour être adaptés au fil de l’eau et rester au plus près des réalités terrain. Cette révision mensuelle permet aussi d’être proactif pour lever les difficultés du collaborateur et exprimer une reconnaissance sur les points de satisfaction de la part du manager. Généralement, les rituels mensuels concernent le ressenti, les objectifs et la performance tandis que les rituels trimestriels sont plutôt axés sur la carrière, les compétences et l’évolution du collaborateur au sein de l’entreprise.

Il s’agit aussi pour nous d’identifier des axes d’amélioration pour ne pas tomber dans une évaluation systématique et d’adopter une posture de manager-coach. Travailler sur les axes de réussite pour aller plus vite sur les objectifs, être au plus près de l’évolution du collaborateur et le conseiller le mieux possible.

Julien Gazel
Contract Manager, EDF

Cela donne aussi aux managers une visibilité sur les différents stades des objectifs, tout au long de l’année. Ils identifient les besoins rapidement et agissent en temps réel. Le collaborateur devient acteur de sa réussite et sa parole est libérée.

Aligner qualité de management et stratégie business pour avancer ensemble 

Depuis la mise en place des points réguliers via Zest, les objectifs globaux des équipes et de l’entité sont atteints.

Refaire le point mensuellement sur les objectifs est important pour rester en phase avec la stratégie et les priorités de l’entreprise, en s’adaptant rapidement à un nouveau contexte par exemple.

La relation avec les managers s’est améliorée au sein des équipes, ce qui nous a permis d’instaurer une nouvelle dynamique de groupe au service de la performance. Nous avons constaté un turnover faible dans les équipes concernées.

Créer un dialogue managérial : bénéfique aux collaborateurs et aux managers

La mise en place des points réguliers profite aux managers et améliore l’expérience collaborateur : le collaborateur est coaché, valorisé, il est plus performant et développe ses compétences toute l’année grâce à un feedback continu.

Le collaborateur devient contributeur actif de ses objectifs validés par ses managers et en phase avec les besoins de l’entreprise. Une relation et un dialogue s’installent entre les parties.  Si l’échange à travers la solution Zest ne suffit pas, les points peuvent être complétés par des rendez-vous physiques.

Même les personnes les plus réfractaires au début sollicitent désormais leur manager pour obtenir ses commentaires dans leurs autoévaluations. Une dynamique d’échanges a été impulsée. C’est très positif pour nos équipes et les managers sont très heureux d’avoir des retours en continu. Un vrai plus dans les deux sens qui booste l’esprit d’équipe et l’efficacité au travail.

Développer le potentiel de chacun à travers ses compétences personnelles

Chez EDF, il y a 3 items sous forme de compétences qui donnent lieu à une rémunération variable. Il s’agit de la performance, l’esprit d’initiative et la capacité d’adaptation. Afin d’en monitorer l’évolution chez chaque collaborateur, ils ont été intégrées au suivi grâce à Zest.

Facteurs clés de succès de la mise en œuvre du projet :

  • Implication du management dans la démarche
  • Implication des salariés dans la construction et la réflexion autour de l’entretien
  • Accompagnement continu pour ajuster la démarche et les objectifs au fil de l’eau

 A souligner que l’investissement du manager a été clé dans la réussite du projet chez EDF. Il a permis de dynamiser les échanges dans les deux sens.

 

Le bilan des bénéfices de l’usage des Points de Zest chez EDF

  • Amélioration et maintien du lien manager-managé à distance
  • Échanges ritualisés et formalisés systématiquement
  • Accès à l’historique des points réguliers pour préparer les entretiens annuels
  • Gestion des difficultés rapide et au fil de l’eau
  • Développement des compétences des collaborateurs tout au long de l’année
  • Souplesse dans l’ajustement des objectifs vs la réalité du business

Les prochaines étapes du Projet EDF x Zest

#1 Communiquer les résultats aux salariés

#2 Faire un feedbacks basé sur ces résultats

#3 Utiliser les points réguliers pour la préparation du point annuel

#4 Renforcer la réflexion autour de l’évolution des compétences

#5 Valoriser le salarié en fonction de son bagage personnel et professionnel pour de futures missions

 

Le suivi des équipes Customer Success de Zest

Les équipes Zest m’ont accompagné tout au long de la mise en œuvre de l’outil. Elles se sont montrées particulièrement efficaces et à l’écoute de mes enjeux.

Julien Gazel
Contract Manager, EDF

Le rôle des Points dans la gestion de crise

Pendant la période de crise sanitaire et de télétravail contraint, les Points nous ont permis d’assurer un suivi régulier des collaborateurs par leurs managers et d’identifier des cas particuliers. Nous avons ainsi pu être au plus près des besoins de nos employés et leur apporter des solutions rapidement.

Julien Gazel
Contract Manager, EDF

Voir aussi le Webinar « Comment EDF a mis en place une conversation continue pour augmenter la performance de ses équipes ».

Rejoindre les heureux clients de Zest

Vous souhaitez faire partie de ces entreprises innovantes qui ont misé sur l'engagement de leurs employés ?
Essayez Zest gratuitement pendant 14 jours !

Lire la suite