Le DAS HCO qui est particulièrement impacté par cette croissance souhaite mettre en place une plateforme logicielle pour accompagner cette transformation organisationnelle et qui lui permettra de :
- Mesurer l’impact des plans de transition sur les collaborateurs
- Détecter rapidement les irritants et signaux faibles pour agir vite
- Gagner en temps et en efficacité lors des échanges avec les équipes
En croissance régulière depuis 5 ans (de 50 à 125 collaborateurs) plus les perspectives à venir et nos ambitions, nous devions mettre en place une nouvelle organisation qui répondrait à nos problèmes actuels et serait pérenne. Nous voulions un outil simple qui nous permettrait d’impliquer les collaborateurs dans cette nouvelle organisation
Arnaud Amaré, Service Management Leader
Mesurer l’impact des plans de transition sur les collaborateurs
Début 2020, Hardis recrute de nombreux talents. Mais avec la crise du Covid et le télétravail obligatoire, l’intégration de ces nouveaux collaborateurs n’est pas simple.
HCO profite donc de cette période pour travailler son plan stratégique de développement à 5 ans et mieux intégrer l’ensemble des managers et des collaborateurs dans ce projet afin que chacun puisse mieux s’épanouir au sein du DAS HCO.
Nous voulions mesurer l’impact des projets issus des plans de transformation sur nos collaborateurs et savoir ce qu’ils pensaient des actions mises en place. Nous avons donc fait un benchmarking des outils d’écoute collaborateurs et avons choisi la plateforme web et mobile Zest pour sa simplicité de mise en œuvre et d’utilisation, et la richesse de ses fonctionnalités.
Arnaud Amaré utilise déjà une sorte de tableau d’humeur fait « artisanalement » mais qui ne lui permet ni d’analyser les résultats obtenus ni d’identifier les tendances. Ouverte à ce type d’outils et de pratiques, son équipe est alors chargée du benchmarking et de la phase de test des différentes solutions d’écoute collaborateur du marché.
Des personnes d’autres équipes sont également impliquées dans le processus de sélection afin d’avoir des retours plus critiques et différents. Après la phase de test, le choix d’Hardis se porte sur la solution Zest car le pilier Écouter de la suite digitale offre tous les outils nécessaires pour une écoute collaborateur efficace et constructive (Humeur, Sondages et Engageomètre) et fournit des analyses poussées via un tableau de bord hyper intuitif.
Détecter rapidement les irritants et signaux faibles pour agir vite
Le premier usage de Zest mis en place au sein du DAS HCO est la remontée d’Humeur. Le manager peut produire des rapports et graphiques visuels et synthétiques qu’ils utilisent à chaque fin de mois auprès du comité de direction de son DAS afin d’étudier les tendances en termes de participation et d’évaluation des humeurs quotidiennes déclarées.
Dans mon équipe, les collaborateurs sont habitués à déclarer leur humeur chaque jour via un message qu’ils reçoivent dans leur boîte mail. Le fait de pouvoir accéder directement à Zest aussi depuis un email, sans avoir à se connecter à l’appli, rend ce rituel simple et rapide.
L’outil a été paramétré de façon que les managers et le directeur du DAS concernés, mais aussi la HRBP (RH de proximité), reçoivent directement une alerte en cas d’humeurs basses. La déclaration quotidienne de l’humeur permet d’attirer rapidement l’attention des dirigeants sur les irritants ou points bloquants pour les collaborateurs. Le fait de recevoir des alertes à la suite d’humeurs basses plus fréquentes que d’habitude, provenant de plusieurs équipes et mentionnant une même problématique, permet aux managers ou responsables RH d’avoir des éléments tangibles pour agir rapidement.
Chez HCO, la HRBP a ainsi pu aborder avec le comité de direction un irritant lié à l’intégration d’un nouveau client. Le CoDir a ensuite échangé directement avec les équipes pour faire le point et trouver des solutions ensemble.
Zest nous permet de faire remonter les inquiétudes ou irritants des collaborateurs très haut et très vite, et d’éviter ainsi que certaines situations ne prennent des proportions importantes alors que des solutions existent. Sans l’outil, nous perdrions plus de temps et nous aurions plus de mal à évaluer l’ampleur du problème.
La prise en compte rapide de l’inquiétude ou de la difficulté détectée à la suite de la remontée d’humeurs basses rassure les collaborateurs et prouve l’intérêt pour eux d’utiliser un outil d’écoute collaborateurs en temps réel. À la suite des échanges entre le comité de direction et les équipes, le taux de participation à la remontée d’humeur et la confiance quant à l’utilisation et l’utilité de l’outil ont d’ailleurs augmenté.
Gagner en temps et en efficacité lors des échanges avec les équipes
Arnaud Amaré a mis en place des rituels de management modernes et agiles. Il organise notamment un point mensuel de 30 mn avec chaque membre de son équipe et pour lequel il lance en amont un Sondage qu’il configure dans l’outil Zest, avec un maximum de 5 ou 6 questions. La solution digitale propose d’ailleurs une bibliothèque de questions élaborées par des experts destinées à obtenir des résultats pertinents et exploitables.
Chez HCO, certaines questions reviennent tous les mois (équilibre vie pro-vie perso, charge de travail, etc.), ce qui permet d’en évaluer les évolutions, tandis que d’autres sont plus individuelles ou demandées par le CoDir qui souhaite, par exemple, avoir l’avis des collaborateurs ou les impliquer sur un projet ou une thématique spécifique.
Les sondages lancés en amont via Zest à chaque fin ou début de mois permettent de structurer ce que l’on va se dire et de se focaliser sur l’essentiel lors de notre point mensuel. L’outil permet ainsi de formaliser certains aspects et de gagner du temps pendant l’entretien puisque certains sujets auront déjà été abordés.
Tous les 15 jours, Arnaud Amaré anime une FAQ ouverte à tous les team leaders et managers et au cours de laquelle chacun partage ses retours d’expérience ou projets relatifs à ses usages de Zest. Ces sessions permettent de partager des bonnes pratiques et de stimuler l’intelligence collective au service de tous. C’est au cours de l’une de ces FAQ qu’Arnaud a présenté son utilisation des sondages pour préparer ses entretiens mensuels et les résultats obtenus, utilisation désormais adoptée par d’autres team leaders et managers.
HCO envisage d’utiliser prochainement le module Leviers de motivation (avec 18 leviers de motivation définis par un expert en psychométrie) du pilier Écouter de la suite Zest pour donner la parole aux collaborateurs via des enquêtes régulières et identifier des axes d’amélioration.
Les résultats et analyses de ces enquêtes nous permettront d’identifier précisément les irritants, de voir si des solutions sont déjà prévues dans les projets de transformation et de les ajouter si tel n’était pas le cas. L’implication des managers et du CoDir dans ce processus est indispensable et les enquêtes doivent donc être suivies de communications et de plans d’action par rapport aux axes d’amélioration identifiés. Et, même s’il n’y a pas toujours de solution immédiate à un problème soulevé, le fait de le prendre en compte est une 1re étape.
…. prendre du recul et valoriser les efforts
Pour Arnaud Amaré, l’outil permet également de réfléchir et prendre du recul sur les événements de la journée. L’envoi automatique d’un mail en fin de journée demandant à chaque collaborateur d’exprimer son ressenti lui permet souvent de réaliser qu’il a été utile, proposé des solutions et appris de nouvelles choses. Il peut donc aussi voir les côtés positifs de sa journée, malgré les difficultés rencontrées, et en faire un bilan positif. Lors de la présentation de Zest aux collaborateurs, les managers ont donc expliqué que, au-delà de pouvoir suivre l’humeur des équipes en temps réel, l’outil permet également de faire une analyse rapide du déroulement de sa journée.
Nos métiers sont stressants. Nous gérons des productions informatiques en 24/7 avec des enjeux financiers importants et, malheureusement il y a des incidents qui perturbent le business de nos clients d’où une pression quotidienne. L’outil nous oblige à prendre un peu de recul et nous nous apercevons souvent que nous avons su trouver des solutions, que nous avons été utiles à nos clients. Il nous permet de finir notre journée sur une note positive et valorisante.
