4 solutions pour transformer l’entretien annuel en outil de croissance

La tradition des entretiens annuels remonte au début du 20e siècle et le développement des premières très grandes entreprises, lorsque les employés étaient en quelque sorte des pièces de machine interchangeables. L’entretien annuel obligatoire, c’était le moment de faire le bilan des objectifs et compétences des collaborateurs.

Aujourd’hui, 95 % des managers se disent insatisfaits des méthodes d’évaluation de leur employeur (SHRM)! Les deux tiers trouvent que les entretiens annuels sont une perte de temps.

Découvrez aussi l’infographie Zest « La fin de l’entretien annuel de performance traditionnel ? »

Pratique quasi-universelle, trop ancienne pour être remise en cause ou obligation pour être conforme à la réglementation, l’entretien annuel est bien trop souvent vécu comme un passage obligé sans grande utilité et très stressant.

On est loin d’un moment privilégié de questionnement et d’échanges pour être plus performant ou accélérer son développement personnel. Pire, il peut entraver le bon fonctionnement des équipes, freinant l’innovation et la coopération entre vos collaborateurs. Le processus est obsolète, décalé par rapport au monde d’aujourd’hui. Comme si on rédigeait nos mails sur des machines à écrire et qu’on les faisait transporter par pigeon voyageur.

Les organisations qui réforment ou suppriment leurs entretiens annuels constatent des améliorations au niveau du moral, de la rétention du personnel et de la créativité. Adobe a remplacé les entretiens annuels d’évaluation par des check-ins, ce qui leur a permis de réduire la rotation du personnel de 30 %. Certaines startups, comme EverFi, ont renoncé entièrement aux entretiens annuels classiques, préférant faire le point avec leurs employés tout au long de l’année (SHRM). C’est aussi ce que fait Zest depuis maintenant plus de 3 années avec des points mensuels.

Le covid a mis en exergue les problèmes d’évaluation et de communication au sein des équipes. Nous nous retrouvons tous dans l’obligation de repenser notre façon de travailler.

Est-ce que le moment est venu de supprimer l’entretien annuel une bonne fois pour toute ?

La réponse n’est peut-être pas si simple.

En effet, les organisations s’appuient sur les entretiens annuels de performance comme pierre angulaire de leurs processus RH pour prendre des décisions conséquentes : promotions, licenciements, mouvement du personnel, formation, développement des compétences. Et ce n’est pas tout, abandonner totalement les entretiens annuels est très délicat, en particulier en France où des conventions collectives l’imposent.

Chez Zest, nous pensons que l’entretien annuel réussi peut être bénéfique à tout le monde s’il fait partie d’un dispositif RH de conversations beaucoup plus fréquentes et à l’écoute du collaborateur.

Comment améliorer les entretiens annuels d’évaluation pour en faire un outil de développement personnel et de croissance ? Nous vous proposons d’attaquer de front les 4 problèmes majeurs de cette pratique. Vous verrez que c’est possible et très bénéfique de la transformer en outil de croissance !

1er Problème : Beaucoup d’heures perdues, pour peu de bénéfices

Les entretiens annuels de performance sont-ils une création vampirique qui pompent le temps et la bonne humeur de vos managers… et de votre équipe ?

Pour une entreprise de 10 000 employés, les heures de travail perdues en entretiens annuels coûtent 2 à 30 millions d’euros (Gallup). Pire, les systèmes de notation classiques engendrent une culture toxique où les employés se montent les uns contre les autres. Le temps demandé pour les commentaires et les réflexions devient vite accablant. Temps qui pourrait par ailleurs être consacré à la croissance de l’entreprise.

1ère Solution : Simplifier les entretiens d’évaluation pour aller à l’essentiel

Une autre entreprise américaine a abandonné son ancien système d’évaluation pour le remplacer par trois questions fondamentales :

Les formations et licences de l’employé sont-elles à jour ?
L’employé accomplit-il systématiquement les fonctions de son poste ?
La performance de l’employé démontre-t-elle un engagement en faveur des valeurs de l’entreprise ? (Advisory)

Une autre, Virtual Health System, a créé pour ses entretiens annuels un questionnaire qui tient sur une page ciblant les points forts et les possibilités de développement de l’employé.

Simplifier les entretiens d’évaluation annuels, c’est tout à fait possible.

Une trame d’entretien courte (idéalement pas plus de 10 questions), qui laisse la place à la conversation sur des sujets qui ne concernent pas le court terme (car annuel) et donc souvent davantage axée sur les valeurs de l’entreprise.

D’ailleurs, aligner vos évaluations avec les valeurs fondamentales de votre entreprise, c’est aussi s’assurer que le feedback porte sur des choses essentielles et le sens commun de l’organisation.

2ème Problème : Le rythme annuel est totalement décalé de celui de l’entreprise

L’entretien annuel manque cruellement de réactivité et semble laisser penser que la vie est un long fleuve annuel tranquille. Avec l’entretien annuel, vous revenez sur des décisions prises il y a 12 mois !

Ceci alors que de multiples changements ou nouveautés ont dû être pris en compte et ont modifié la feuille de route de chacun. Ce manque de réactivité face à la réalité du business est source de frustration, il sape le moral des équipes et, bien sûr, dégrade fortement le taux de performance.

2ème Solution : Des points réguliers pour plus de réactivité

Les check-ins sont des entretiens plus fréquents que les entretiens annuels et ils sont une solution réactive pour répondre aux besoins de votre équipe, aux changements business.

La plupart des employés souhaiteraient d’ailleurs avoir des retours de leur manager au moins une fois par mois.

La réactivité est « particulièrement importante pour les startups et les entreprises tech où tout peut bouger très rapidement », explique Kristina Proffitt, rédactrice et stratégiste de contenus qui a été salariée ainsi que freelance dans le secteur des technologies.

Le feedback réactif régulier bénéficie aux entreprises à toutes les étapes de croissance. Au cours des années 2010, Microsoft a entamé des réformes internes importantes, abandonnant notamment son système d’évaluation baptisé « rank-and-yank » (« classer-et-virer ») pour le remplacer par les réactions en temps réel, permettant aux collaborateurs d’améliorer leur performance tout au long de l’année.

Chez Zest, mais aussi dans de grandes organisations comme Decathlon ou EDF, cette pratique des points réguliers se développe en complémentarité avec des entretiens plus long terme (annuel ou semestriel). Ces rendez-vous à plus haute fréquence permettent une conversation managériale structurée et continue pour être au plus près des besoins des collaborateurs et objectifs du business.

3ème Problème : Les entretiens annuels nuisent au développement des collaborateurs

Une carrière en management demande des compétences et des capacités de communication exceptionnelles. On ne naît pas expert en feedback, on le devient. Les commentaires trop critiques, négatifs, peuvent heurter vos collaborateurs, semer le malaise et la confusion – ce qui ne prête pas à l’épanouissement ni à l’innovation au sein des équipes.

Donna Moris, responsable RH chez Adobe, a constaté que les managers avaient besoin de formations actives, avec des jeux de rôle à la clé, pour apprendre à bien donner des feedbacks aux membres de leurs équipes. (Gallup)

N’avoir qu’une occasion par an n’aide certainement pas les managers à faire cet exercice difficile sereinement ! Sans parler que le faire longtemps après les évènements en question réduit beaucoup leur utilité pour le collaborateur !

3ème Solution : Coachez vos collaborateurs pour qu’ils trouvent les solutions

Les feedbacks mal ou tardivement délivrés nuisent au moral des employés. Inversement, les réactions rapides et les critiques constructives ont un effet positif. Le manager-coach, c’est celui qui motive son équipe, écoute ses employés, les aide à développer leurs forces et à surmonter les obstacles… au bon moment, quand le collaborateur en a besoin.

Selon la coach-psychologue Lauretta Cundy, dont la thèse doctorale examine les frontières entre le coaching et la thérapie, les conversations plus ouvertes sont avantageuses pour les managers comme pour les employés.

Dans le coaching, les conversations ne sont pas décidées (par le manager). Les questions visent la performance de l’individu, mais avec ouverture et curiosité. Plutôt que de dicter des solutions, le manager incite l’individu à trouver ses propres stratégies et solutions pour améliorer ses performances.

Cundy souligne l’importance de la « growth mentality » :

Quand on a une mentalité de croissance, l’échec n’est pas négatif. Il devient une opportunité pour rebondir, s’adapter et apprendre à mieux faire. Dans une culture d’entreprise où on n’admet pas l’échec, soit il est dissimulé, soit on adopte un état d’esprit fixe. Or, il faut savoir évoluer.

Il est donc important que les trames de conversation managériale stimulent la discussion positive, orientent l’échange sur le progrès et facilitent les actions concrètes qui améliorent le futur proche.

Le sujet vous intéresse ? Inscrivez-vous à notre prochain Webinar « Déployez une posture de manager-coach pour mieux accompagner vos équipes » le mercredi 7 octobre à 11h.

4ème Problème : Les processus obsolètes paralysent votre entreprise

Vous êtes en quête constante d’amélioration de vos pratiques RH et managériales ?

Vous utilisez les derniers outils tech pour augmenter vos ventes, la communication et améliorer la collaboration dans votre organisation. Pourquoi rester sur des outils obsolètes ou difficiles à faire évoluer pour les entretiens annuels de performance ?

Surtout qu’avec l’explosion durable du télétravail à cause de l’épidémie Covid, il faut s’adapter, trouver sa voie pour faire des feedbacks à distance ? Par écrit, sur Zoom ou Teams ? Comment tenir le cap et bien diriger les équipes malgré tout, quelle que soit la situation ?

4ème Solution : Adoptez les outils modernes faits pour le monde d’aujourd’hui

Comme nous l’avons vu, les évaluations de performance fonctionnent mieux quand elles se transforment ou se complètent par des Points managériaux fréquents, collaboratifs et réalisés dans un esprit coaching… et à distance de plus en plus.

Il faut donc faire évoluer les processus d’entretiens mis en place il y a quelques années : changer les trames, les fréquences, offrir la possibilité de le faire depuis un téléphone mobile…

Un outil comme Zest vous permet de changer et déployer vos processus pour mieux servir vos managers et vos collaborateurs… en quelques heures, avec la possibilité d’adapter les pratiques aux différentes populations (les vendeurs en magasin n’auront pas le même rituel que les acheteurs au siège par exemple).

Pouvoir le faire très rapidement et simplement, en offrant une expérience collaborateur (et manager) digitale à la fois simple et efficace, devient un atout clef pour faire de l’entretien annuel et des points réguliers des leviers de croissance.

Sans oubliez qu’avec la digitalisation du process des entretiens, vous réduisez la gestion administrative à l’essentiel, et vous sauvez la vie de milliers d’arbres innocents.

En conclusion, la solution n’est pas de se débarrasser complètement de l’entretien annuel mais de l’intégrer à un système de feedback plus global et fréquent, en utilisant les bons outils digitaux pour créer des processus qui favorisent le développement des personnes et des entreprises.

Comme le dit Kristina Proffitt :

Il faut un temps de réflexion où on se remémore ses réussites, ses échecs et ce qu’on peut en tirer, un moment qu’on attend avec impatience pour savoir comment l’entreprise peut nous aider à atteindre nos objectifs. Parce que le succès de l’employé, c’est aussi le succès de l’entreprise.

Transformez vos entretiens annuels en outil de croissance. Demandez une démo et découvrez comment Zest améliore la communication de vos équipes.