Fondée en 2015, la mission de la start-up est de permettre aux amateurs d’activités de plein air, qu’ils soient débutants ou athlètes de haut niveau, de trouver le meilleur équipement pour partir à l’aventure !
Très engagée dans la protection de l’environnement, elle est déjà certifiée neutre en carbone et vise une offre composée à 90 % de produits éco-conçus d’ici 2023.
Aujourd’hui composé d’une trentaine d’employés, l’effectif de Hardloop double chaque année. Initialement implantées en région parisienne, les équipes sont désormais dispersées sur plusieurs sites, notamment en Haute-Savoie. Et, malgré sa taille humaine, certaines informations ou belles réalisations de l’entreprise ne sont pas partagées et ses processus RH et managériaux ne sont pas suffisamment efficaces. Les dirigeants identifient alors trois priorités :
- fluidifier la communication pour recueillir les feedbacks des collaborateurs
- structurer la stratégie RH pour gagner en temps et en efficacité
- implémenter la méthode OKR pour avoir des objectifs et résultats clairs
Nous voulions une solution digitale au service de l’humain et pas l’inverse. Une solution qui nous permettrait de dynamiser les échanges pour recueillir les feedbacks de nos équipes et, idéalement, de moderniser aussi notre processus d’évaluation. Notre souhait était de retrouver l’agilité managériale et la qualité des échanges que nous avions lorsque nous n’étions qu’une dizaine et tous présents sur un même site. En parallèle, nous avions pour objectif majeur de mettre en place la méthode OKR pour gérer nos objectifs.
Julien Jérémie, co-fondateur de Hardloop
Fluidifier la communication pour recueillir les feedbacks des collaborateurs
Lorsque les dirigeants se rendent sur les différents sites, ils ont peu de temps pour échanger avec les collaborateurs ou ne restent pas suffisamment longtemps pour approfondir certains sujets. En parallèle, certains employés n’osent pas s’exprimer sur des problématiques importantes pour eux, mais qu’ils estiment secondaires pour les managers, et qui pourraient parfois être réglées en quelques heures.
L’information circule peu, les feedbacks sont insuffisants et de nombreuses choses restent non dites. Le manque d’informations sur les besoins et ressentis des employés est évident. En plus de l’écoute de ses collaborateurs, l’entreprise a un autre besoin tout aussi important : la modernisation de son processus d’évaluation.
Zest était la seule solution en ligne à offrir cette écoute collaborateur et la gestion des évaluations. Et, grâce à son onboarding très humain qui nous a embarqués et accompagnés dans nos premiers pas avec l’outil digital, l’implémentation a été très rapide.
Hardloop commence par les modules Humeur et Sondages du pilier Écouter de la suite digitale Zest car leur intuitivité permet aux équipes de se familiariser rapidement avec l’outil. L’Humeur permet de suivre en temps réel le ressenti des collaborateurs et d’identifier, puis régler, rapidement les éventuels signaux faibles.
L’entreprise utilise les Sondages pour consulter les employés et les impliquer dans la vie de l’entreprise. Ils révèlent notamment l’importance de certains éléments logistiques relatifs au futur siège social auxquels les managers n’auraient pas pensé. Ils permettent également de mettre en lumière et de mieux comprendre ce qui est important collectivement. En effet, même si l’entreprise communique régulièrement sur ses valeurs structurantes, notamment lors des recrutements, d’autres valeurs plus diffuses font tout autant partie de la culture de l’entreprise.
Zest permet de formaliser et centraliser ces informations collectées de façon très fluide et ludique auprès des employés puisqu’ils peuvent indiquer leur humeur ou répondre à un sondage via leur smartphone, au moment où ils le souhaitent. La satisfaction des collaborateurs augmente instantanément car ils se sentent écoutés et considérés sur des sujets autres que leur mission et objectifs.
Zest a permis de fluidifier les interactions humaines, c’est un véritable outil de communication entre les managers et leurs équipes, mais aussi entre les employés qui y partagent leurs moments forts et réalisations. Et pour être en mesure de bien accompagner nos collaborateurs, leurs feedbacks sont fondamentaux. Très vite, tous les collaborateurs en ont compris l’intérêt !
Structurer la stratégie RH pour gagner en temps et en efficacité
Lorsque Hardloop décide de passer des évaluations annuelles à des évaluations biannuelles, le constat est sans appel : la méthode utilisée ne permet pas de structurer le processus et le rend totalement inefficace, voire contreproductif. Les questionnaires renvoyés par mail à des dates très différentes chamboulent le planning des RH et les évaluations prévues en milieu d’année n’ont finalement pas lieu.
Cela génère chez certains employés de la frustration et une crainte que leurs réponses ne soient pas prises en compte. D’autre part, les managers réalisent qu’il y a un décalage parfois considérable entre ce que les employés considèrent comme des points importants et objectifs prioritaires et ce que l’entreprise attend d’eux.
Nous avions un problème d’outil majeur car les personnes ne répondaient pas dans les délais et l’organisation était donc impossible. D’autre part, notre communication était de toute évidence inadaptée puisque nos collaborateurs avaient une mauvaise ou incomplète compréhension de leurs objectifs.
Hardloop implémente alors les Points Réguliers du pilier Réussir de Zest pour mettre en place des rituels de management plus fluides et efficaces. L’outil lui permet de poser et structurer tous les sujets qui sont désormais abordés et traités chaque mois. Les managers et employés peuvent ainsi se focaliser sur les points importants lors des évaluations bi et annuelles et gagnent du temps grâce à une trame prédéfinie.
L’outil digital Zest étant convivial et simple d’utilisation, les collaborateurs l’ont adopté sans difficultés. Ils constatent également qu’il ne s’agit pas uniquement d’un outil de contrôle par rapport à des objectifs à atteindre mais que la solution a été mise en place pour eux, dans une logique RH, pour les écouter et les impliquer davantage. Ils y attribuent donc plus de valeur.
Nous voulions sortir des processus lourds et de leur logique d’évaluation annuelle hyper formelle au cours de laquelle il faut aborder tous les sujets. Nous sommes donc passés à des échanges mensuels plus « light » et systématiques pour discuter des objectifs mais aussi des sujets importants ou points bloquants pour le collaborateur à ce moment-là.
Implémenter la méthode OKR pour avoir des objectifs et résultats clairs
Pour mettre en place les OKRs, la start-up développe d’abord un outil interne dont la création prendra beaucoup de temps… et que les collaborateurs n’utiliseront jamais car les processus et l’outil lui-même sont trop complexes.
Lorsque Hardloop met en œuvre le module Objectifs du pilier Réussir de la suite RH Zest, le changement est radical. Le fait de lister simplement des OKRs (objectifs clairs avec des résultats mesurables) dans l’outil permet de donner une direction à chacun en alignant ses objectifs sur ceux de l’entreprise. Implémenté début mars, les premiers résultats sont apparus dès la fin du mois.
Notre service client gère beaucoup d’appels entrants et avait des difficultés à trouver du temps pour travailler sur des choses structurantes qui lui permettraient d’être plus efficace. Avec la méthode OKR, ce service a résolu rapidement plusieurs problématiques qui étaient de côté depuis des mois et a gagné en temps et efficacité en quelques semaines à peine.
L’outil et la méthode OKR sont donc systématisés à tous les pôles avec des objectifs définis en début de chaque trimestre et évalués à la fin du trimestre. Les managers visualisent l’évolution des objectifs en temps réel sur leur tableau de bord et, le cas échéant, les adaptent en fonction des priorités business. La partie transverse des contributeurs d’autres services est aussi extrêmement précieuse car elle permet au manager d’aborder tous les aspects d’un objectif.
Conclusion
Hardloop sait qu’une communication interne dynamique et des processus RH et managériaux modernes sont indispensables pour accompagner sa croissance rapide. Avec un effectif qui augmente chaque année, des pôles qui se diversifient et le télétravail qui se généralise, il est impératif pour elle de transformer son organisation pour que chacun soit épanoui et performant.
Avec la plateforme Zest, elle peut collecter ces informations qui s’échangeaient autrefois lors de discussions informelles autour d’un café, tous ces signaux faibles qui pouvaient être réglés facilement lorsque l’entreprise ne comptait qu’une poignée d’employés.
Nos ambitions de croissance sont trop fortes pour ne pas mettre tous les moyens en œuvre pour que nos collaborateurs se sentent bien, mais aussi pour attirer de nouveaux talents. Les feedbacks de nos collaborateurs nous amènent à réfléchir et nous avons besoin d’être challengés en permanence pour progresser. Et sans feedback, sans objectifs clairs, il est tout simplement impossible d’avancer ensemble dans la même direction.
