Comment bien conclure un entretien annuel ?

Pourquoi bien conclure un entretien annuel est essentiel ?

La conclusion d’un entretien annuel d’évaluation ne doit pas être perçue comme une formalité. C’est un moment stratégique pour :

Récapituler les points clés de l’entretien annuel : s’assurer que tout ce qui a été dit est bien compris. Cette récapitulation permet de clarifier les attentes et de renforcer la compréhension mutuelle
Clarifier les attentes : définir des objectifs précis, réalistes, clairs et motivants pour l’année à venir
Renforcer la relation : créer un lien de confiance entre le manager et le collaborateur, lui montrer qu’il est écouté et que son évolution est prise en compte. Cette approche favorise un environnement de travail positif et collaboratif
Encourager la motivation : donner une note positive à l’échange pour favoriser l’engagement. Une conclusion positive peut grandement motiver les employés en leur montrant que leur travail est apprécié et que leur développement est pris au sérieux par l’organisation.

Une conclusion bâclée ou imprécise peut peut avoir l’effet inverse : des malentendus, ou encore un désengagement. Voyons à présent comment structurer efficacement cette conclusion.

Zest transforme la conclusion de vos entretiens annuels en levier de motivation et de performance !

6 étapes clés pour bien clôturer un entretien annuel

1. Faites un récapitulatif clair de l’entretien annuel

Avant de conclure l’entretien annuel, commencez par résumer les points principaux abordés, pour éviter tout malentendu et assurer une vision commune des échanges. Cela inclut :

Les réalisations et réussites de l’année écoulée
Les axes d’amélioration identifiés
Les attentes et objectifs futurs du collaborateur

👉 « Pour récapituler notre échange, nous avons noté que cette année, tu as… Nous avons aussi identifié que l’un des axes d’amélioration était… et nous avons fixé ensemble des objectifs pour l’année à venir. Est-ce que cela te convient ? »

2. Fixez des objectifs clairs et motivants

L’un des points clés d’un bon entretien annuel d’évaluation est la fixation des objectifs après l’entretien. Utilisez la méthode SMART pour définir les objectifs :

Spécifiques
Mesurables
Atteignables
Réalistes
Temporellement définis

👉 « Nous convenons que d’ici la fin du troisième trimestre, tu auras augmenté tes ventes de 15%»

3. Établissez un plan d’action après l’entretien

Un objectif ne sert à rien sans plan d’action après l’entretien. Le manager et le collaborateur doivent identifier les ressources et étapes concrètes pour atteindre ces objectifs :

Formations à suivre
Projets ou missions spécifiques
Accompagnement ou mentorat
Réunions de suivi régulières

👉 « Pour atteindre ton objectif, nous avons défini ensemble que tu suivras une formation spécifique et que nous ferons un point d’étape d’ici trois mois. »

4. Offrez du soutien et organisez le suivi

Un bon entretien annuel d’évaluation ne doit pas s’arrêter à la réunion. Pour assurer un réel impact, le manager doit proposer :

Des points de suivi réguliers
Un accès aux ressources nécessaires
Une disponibilité pour répondre aux questions

👉 « Nous allons organiser un point de suivi dans trois mois pour voir comment tu avances. N’hésite pas à venir me voir si besoin. »

5. Encouragez le dialogue et le feedback

Avant de clôturer l’entretien annuel, laissez la parole au collaborateur. Son ressenti est important pour adapter le suivi et ajuster certains points si nécessaire.

« Que penses-tu de notre discussion ? »

« As-tu des préoccupations ou des attentes spécifiques ? »
« Y a-t-il un point que nous aurions pu aborder différemment ? »

6. Terminez sur une note positive

Enfin, la dernière impression laissée lors d’un entretien annuel d’évaluation a un impact direct sur la motivation du collaborateur. Concluez en valorisant ses forces et exprimez votre confiance en ses capacités.

👉 « Je tiens à te féliciter pour ton engagement cette année. Je suis convaincu que tu vas atteindre tes objectifs, et je suis là pour t’accompagner. »

Les erreurs à éviter pour bien conclure un entretien annuel

Pour une conclusion d’entretien annuel efficace, évitez certains pièges courants :

Négliger la synthèse : ne pas récapituler peut entraîner des malentendus et une vision confuse des objectifs
Fixer des objectifs flous ou irréalistes : l’absence de clarté, de même que des objectifs inatteignables nuisent à l’engagement et à la performance
Ignorer les préoccupations du collaborateur : un employé qui se sent incompris et dont on ne prend pas en compte les feedbacks peut se démotiver
Terminer abruptement : clore l’entretien sans une conclusion appropriée peut donner l’impression que l’échange était une simple formalité
Oublier le suivi : un entretien sans plan de suivi concret perd de son impact et peut laisser le collaborateur sans repères clairs

Avec Zest, boostez l’impact de vos conclusions d’entretien annuel !

Facilitez la conclusion de vos entretiens annuels grâce à des outils efficaces

Vous l’aurez compris, bien conclure un entretien annuel, ce n’est pas juste clôre un échange. C’est donner du sens, motiver le collaborateur et assurer un suivi pertinent. Il existe des outils efficaces pour optimiser la conclusion de vos entretiens annuels :

La fiche récapitulative : un document résumant les points clés et objectifs fixés, garantissant une vision claire et partagée

Le calendrier de suivi : un planning des prochaines étapes pour assurer un suivi régulier et structuré

Le formulaire de feedback : un questionnaire pour recueillir les impressions de l’employé, , favorisant une communication ouverte et constructive

Mais aussi, et surtout, la suite digitale Zest ! Un outil intuitif et efficace qui modernise la conclusion et le suivi de l’entretien annuel en facilitant un dialogue agile, des feedbacks réguliers et une écoute de qualité.

Conclusion

Bien conclure un entretien annuel est crucial pour motiver vos collaborateurs et aligner leurs objectifs avec ceux de l’entreprise. En récapitulant les points clés, en fixant des objectifs concrets, en organisant le suivi et en terminant sur une note positive, vous renforcez leur engagement et maximisez leur performance pour l’année à venir. Souvenez-vous : la conclusion de l’entretien annuel n’est pas une fin en soi, mais le début d’un nouveau cycle de développement professionnel !