Comprendre l’importance de l’entretien professionnel
Instauré par la loi du 5 mars 2014, l’entretien professionnel s’impose comme un moment clé pour accompagner l’évolution des collaborateurs et sécuriser la conformité de l’entreprise. Il permet aux entreprises d’assurer un suivi structuré du parcours de leurs salariés tout en respectant leurs obligations légales. Avec les évolutions réglementaires récentes, il est plus que jamais crucial de bien organiser ces entretiens afin d’éviter toute sanction et d’optimiser le développement des compétences en interne.
Mais quelles sont réellement les obligations des employeurs ? Quels sont les pièges à éviter et les bonnes pratiques à adopter ? Dans cet article, nous détaillons les 5 clés essentielles pour garantir la conformité de vos entretiens professionnels et maximiser leur impact.
Quelle est la différence entre entretien annuel et entretien professionnel ?
L’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation sont deux rendez-vous RH distincts, souvent confondus à tort. Pourtant, leurs objectifs, leur cadre légal et leur contenu diffèrent fondamentalement.
Entretien annuel : évaluer la performance
Organisé à la discrétion de l’entreprise, l’entretien annuel vise à faire le point sur les performances passées du collaborateur, ses résultats, ses objectifs atteints, et à fixer ceux de l’année à venir. C’est un outil de pilotage managérial, sans obligation légale, mais largement répandu.
Entretien professionnel : accompagner l’évolution
L’entretien professionnel, lui, est obligatoire et encadré par le Code du travail (article L6315-1). Il a pour but de faire le point sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié (mobilité, formation, reconversion…).
Contrairement à l’entretien annuel, il ne porte pas sur la performance et doit être clairement différencié.
💡 Bon à savoir : il est possible de combiner les deux entretiens, à condition de distinguer leurs objectifs et de bien séparer les volets dans la trame.
Entretien professionnel obligatoire : que dit le Code du Travail ?
L’entretien professionnel est encadré par l’article L6315-1 du Code du travail. Il doit être proposé à chaque salarié :
- tous les deux ans,
- et après certains événements : retour de congé maternité, parental, sabbatique, proche aidant, ou arrêt longue maladie.
Objectifs principaux :
- analyser les perspectives d’évolution,
- identifier les besoins en formation,
- accompagner les projets du salarié.
Tous les six ans, un entretien-bilan doit vérifier que le salarié a :
- bénéficié de tous ses entretiens,
- suivi une ou plusieurs formations non obligatoires,
- acquis des certifications ou évolué professionnellement.
Un entretien professionnel efficace repose sur plusieurs éléments incontournables. Pour qu’il soit pleinement bénéfique tant pour l’employeur que pour le salarié, il convient de respecter certaines bonnes pratiques et d’éviter les confusions fréquentes.
Qui est concerné par l’entretien professionnel ?
Tous les salariés en contrat de travail de plus de six mois sont concernés, qu’ils soient :
- en CDI ou CDD longue durée,
- à temps partiel ou temps plein,
- en alternance.
Sont exclus : stagiaires, freelances, et intérimaires non rattachés à l’entreprise utilisatrice.
Des entretiens doivent aussi être organisés hors cycle, après certains événements :
- congé maternité ou parental,
- congé sabbatique ou de proche aidant,
- arrêt maladie de plus de 6 mois.
Quelles sont les échéances à respecter pour l’entretien professionnel ?
Fréquence réglementaire :
- Tous les 2 ans : entretien professionnel obligatoire,
- Tous les 6 ans : entretien de bilan pour vérifier le parcours du salarié.
Exemple : un salarié embauché en 2020 aura des entretiens en 2022, 2024, et un bilan en 2026.
Les entreprises doivent également organiser des entretiens professionnels à la suite d’événements spécifiques (congés, arrêt longue maladie…).
💡 Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le non-respect du rythme peut entraîner une sanction financière (voir plus bas).
Entretien professionnel : quelles sont les obligations de l’employeur ?
L’employeur est responsable de :
- planifier les entretiens aux dates légales,
- organiser les entretiens post-congé,
- assurer un contenu conforme à la loi : pas d’évaluation, mais projection, formation, évolution,
- formaliser un compte rendu écrit, signé par les deux parties,
- conserver une traçabilité des échanges,
- accompagner le salarié dans la mobilisation de ses droits (CPF, VAE…).
L’entretien professionnel devient aussi un outil de GPEC (gestion des compétences) et un levier pour fidéliser les talents.
Entretien professionnel : quelles sont les obligations du collaborateur ?
Même si la loi ne le contraint pas directement, le salarié a un rôle à jouer :
- Participer activement à l’entretien (refus injustifié déconseillé),
- Préparer ses attentes, ses projets, ses besoins en compétences,
- S’engager dans un plan de développement professionnel avec l’entreprise.
💡 Un salarié bien préparé rend l’échange plus efficace et plus stratégique pour les deux parties.
Quels sont les documents obligatoires pour justifier de la bonne tenue de l’entretien professionnel ?
L’entreprise doit pouvoir prouver que les entretiens ont bien été réalisés, via :
- un compte rendu écrit signé par le salarié et son manager ou RH,
- un suivi centralisé des entretiens passés, par salarié,
- les preuves de formation (attestations, relevés CPF, certificats…).
Ces documents sont essentiels en cas de contrôle, de litige, ou pour établir le bilan à 6 ans.
💡 Astuce : un logiciel RH comme Zest peut vous aider à tout centraliser automatiquement.
Quels risques et sanctions pour l’employeur en cas de non-respect de ses obligations ?
1. Sanction financière :
Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le non-respect des obligations à 6 ans peut entraîner une amende de 3 000 € par salarié, versée au CPF du collaborateur.
2. Risques juridiques :
Le salarié peut aussi saisir les prud’hommes pour défaut d’entretien ou de formation, ce qui peut mener à des dommages et intérêts.
3. Risques RH :
Un entretien négligé envoie un signal négatif :
- désengagement,
- démotivation,
- perte de talents.
👉 Vous vous demandez aussi comment gérer l’évaluation de la performance ? Lisez notre article dédié à l’entretien annuel d’évaluation.
FAQ : Tout savoir sur l’entretien professionnel
Qu’est-ce que l’entretien professionnel obligatoire ?
L’entretien professionnel est un rendez-vous légal entre l’employeur et le salarié, organisé tous les deux ans. Il vise à discuter de l’évolution professionnelle, des besoins en formation et des perspectives de carrière. Il est distinct de l’entretien annuel d’évaluation.
Quelle est la différence entre l’entretien professionnel et l’entretien annuel de performance ?
L’entretien professionnel porte sur l’avenir du salarié : formation, compétences, évolution interne. L’entretien annuel de performance, quant à lui, évalue les résultats passés du salarié et son efficacité sur ses missions.
Quels sont les risques pour l’employeur en cas de non-conformité ?
Le non-respect des obligations légales expose l’employeur à des sanctions financières. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, une pénalité pouvant aller jusqu’à 3 000 € par salarié peut être versée sur son Compte Personnel de Formation (CPF).
Comment préparer efficacement un entretien professionnel ?
Pour un entretien optimal, il est recommandé de :
- Préparer un questionnaire structuré pour guider la discussion.
- Rassembler les informations sur le parcours et les formations du salarié.
- Échanger sur les aspirations professionnelles et alternatives de développement.
- Consigner les échanges par écrit pour assurer la traçabilité.
Quels outils peuvent faciliter la gestion des entretiens professionnels ?
Les logiciels RH permettent d’automatiser le suivi des entretiens et d’assurer leur traçabilité. Les entreprises peuvent également mobiliser les dispositifs d’accompagnement comme le Conseil en Évolution Professionnelle (CEP) ou les financements d’OPCO pour structurer leur démarche.
L’entretien professionnel est-il obligatoire après certains congés ?
Oui, un entretien professionnel doit être organisé après une longue absence, notamment après :
- Un congé maternité ou parental.
- Un arrêt maladie de longue durée.
- Une mobilité volontaire sécurisée.
Cet entretien permet d’évaluer les besoins en formation et de réintégrer le salarié dans les meilleures conditions.
Peut-on combiner l’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation ?
Depuis 2023, une décision de la Cour de cassation permet aux entreprises de synchroniser l’entretien professionnel avec l’évaluation annuelle. Cette combinaison simplifie la gestion RH tout en garantissant la conformité légale.
