Des pratiques RH digitalisées pour fédérer des équipes décentralisées

Staffmatch, agence d’intérim nouvelle génération, créée en avril 2015, se lance le pari de révolutionner le marché du travail temporaire et de casser les idées reçues des agences d’intérim traditionnelles. Elle met en avant :

• une équipe joignable par les intérimaires et les clients 24h/24 et 7j/7 grâce à un système d’astreinte,
• des développeurs internes pour offrir un outil digital toujours plus facile d’utilisation et à la pointe de la technologie.

Pari réussi, Staffmatch affiche aujourd’hui une couverture nationale, une centaine de collaborateurs permanents et plus de 50 000 collaborateurs intérimaires.

L’entreprise rencontre immédiatement un vif succès et la PME a désormais une quinzaine d’agences physiques sur tout le territoire national et de nouvelles ouvertures sont prévues dans les prochains mois. Rapidement, la problématique de fédérer des équipes de plus en plus nombreuses et dispersées apparaît. Les équipes RH définissent alors 4 axes prioritaires pour relever ce défi :

• Fluidifier la communication avec tous les collaborateurs (siège et régions)
• Se professionnaliser sur la gestion des talents via les entretiens

Fluidifier la communication avec les collaborateurs au siège et en région 

Environ 60 collaborateurs travaillent au siège de Staffmatch où ils couvrent différentes fonctions telles que le commercial, les ressources humaines, la comptabilité, service client, etc. Les autres équipes sont dispersées sur 15 sites à travers toute la France. Les équipes RH se sont donc demandées comment avoir le ressenti de l’ensemble des collaborateurs, comment savoir s’ils sont satisfaits de leur travail et de l’entreprise et comment les fidéliser en étant au plus proche de leurs besoins.

Les RH communiquaient déjà régulièrement avec les employés via des outils internes, les mails, les plateformes de messagerie ou encore le téléphone. Mais ils souhaitaient aller plus loin dans l’accompagnement de chaque collaborateur et renforcer la cohésion des équipes à travers la France. Il fallait donc permettre aux employés de partager des informations professionnelles, ou même personnelles, et aux managers de mesurer l’engagement et l’état d’esprit de l’ensemble de leurs équipes en temps réel. Il fallait aussi pouvoir retrouver facilement ces informations pour s’y référer lors d’un point mensuel, de l’entretien annuel ou d’un éventuel problème à régler.

Arrivée chez Staffmatch en 2018 au  poste de chargée de recrutement, Lauriane Jublot est aujourd’hui Relation and development manager en charge de différents projets de développement RH destinés à simplifier la vie des équipes. Elle voulait donc un outil agile et simple d’utilisation qui apporterait rapidement des résultats sans bouleverser l’organisation ni le back office des RH. En deux mots, un outil moderne pour aller à l’essentiel et créer de la valeur pour les équipes sans demander trop d’investissement et de temps aux RH.

Après de nombreuses recherches sur les différents outils du marché, son choix se porte sur la suite digitale Zest qui lui permettra d’aller au-delà de l’écoute et de créer un cercle vertueux de l’engagement collaborateur via 3 ses solutions modulaires : Écouter, Réussir et Partager. L’équipe Customer Success de Zest accompagne alors l’équipe RH de Staffmatch dans la mise en œuvre de la solution en ligne et partage des bonnes pratiques pour en exploiter tout le potentiel et l’adapter aux besoins de la PME.

Encourager chacun à s’exprimer

Les RH ont préparé les collaborateurs à l’arrivée d’un nouvel outil et cette phase amont de sensibilisation a été clé. Ils ont beaucoup communiqué sur l’intérêt de l’outil Zest pour les collaborateurs : implication dans la vie de l’entreprise, prise en compte de leurs idées et opinions, valorisation, entre autres.

Pour que chacun se familiarise petit à petit avec l’interface et les fonctionnalités de la solution en ligne, le module Écouter a été le premier à être proposé car très simple, visuel et intuitif. En effet, ouvrir les usages progressivement permet de créer une dynamique positive. Et plus l’outil est intuitif, plus il sera facile pour les employés de se l’approprier. Il est également très important que les RH répondent aux questions et demandes au fil de l’eau : un suivi et des feedbacks réguliers par rapport aux retours des utilisateurs contribuent aussi à faire accepter l’outil.

Être à l’écoute des collaborateurs et détecter rapidement les signaux faibles

 La moyenne d’âge des collaborateurs de Staffmatch est de 28 ans. Ces jeunes générations ont besoin d’écoute et de solutions rapides lorsqu’elles rencontrent un problème. Le module Humeur du pilier Écouter de Zest permet de prendre la température émotionnelle des équipes par rapport à différents aspects et de détecter des situations difficiles.

Lauriane Jublot remarque que, si un problème survient au sein d’une équipe par rapport à un collègue ou un manager, il est plus simple pour le collaborateur de le signaler via une humeur basse que d’envoyer un e-mail ou même un message sur Slack. De plus, en indiquant cette humeur dans Zest, il sait que l’information sera directement remontée aux RH. C’est rassurant pour les collaborateurs comme pour les RH : les premiers savent que leur problème sera traité rapidement et les RH savent qu’ils seront alertés en temps réel au moindre signal faible.

En moins d’un mois, les employés de Staffmatch avaient l’outil Zest en main et s’étaient habitués à déclarer leur humeur au quotidien, ce qui rend l’approche d’autant plus efficace. Certains d’entre eux demandaient même à en utiliser les autres fonctionnalités !

Des sondages pour recenser des informations claires et précises

Via le module Sondages de Zest, Staffmatch sonde ses collaborateurs sur toute sorte de sujets liés à la vie de l’entreprise, comme pour choisir le nom d’un projet par exemple. Les taux de réponses se situent entre 75 et 90 %, c’est dire l’importance pour les employés d’exprimer leur opinion. Quand une idée remontée via un sondage est exploitée ou qu’un problème est traité, le collaborateur se sent considéré et valorisé par son entreprise.

Tous les résultats des équipes enregistrés dans l’outil sont scindés par équipe, par site, par région, etc., en fonction de l’organisation de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent aussi répondre de manière anonyme, ce qui peut être rassurant pour certains selon la thématique du sondage. Il est important pour les RH de communiquer sur ce point pour maximiser le taux de réponses.

Lauriane Jublot souligne que, indépendamment de l’outil, certaines personnes ne souhaitent pas donner leur avis sur certains sujets et il faut l’accepter : l’outil permet à chacun de s’exprimer, de façon publique ou anonyme, mais n’est en aucun cas une obligation.

Des campagnes d’engageomètre pour mesurer l’engagement des équipes

Tous les trois mois, l’équipe RH lance une campagne via le module Engageomètre du pilier Écouter pour mesurer le niveau d’engagement des équipes. L’outil affiche une représentation graphique (plusieurs formats possibles) qui illustre cet engagement sur la base de différents sujets ou thèmes : la relation avec le manager, le ressenti des équipes par rapport aux nouveaux outils, etc. Les informations recueillies permettent par exemple aux RH de se jauger, de savoir s’ils sont performants, d’appréhender la satisfaction des collaborateurs par rapport à leur rôle ou leurs conditions de travail.

L’Engageomètre donne un cadre avec des axes d’engagement qui permettent aux RH et aux managers de mettre en place des actions pour améliorer l’engagement des collaborateurs et d’en suivre l’impact, chacun depuis son tableau de bord.

Se professionnaliser sur la gestion des talents via les entretiens

Après avoir accompagné et formé les collaborateurs à l’utilisation de la solution Zest dédiée à l’écoute des collaborateurs, les RH et les équipes Zest sont passés à la deuxième étape : former les managers à la gestion de leur espace, et notamment à l’utilisation du pilier Réussir de la suite digitale Zest, pour gérer les talents en temps réel.

Moderniser les entretiens annuels et professionnels grâce aux Points mensuels

Tout comme les RH, les managers doivent être capables de collecter et analyser les besoins et informations exprimés par leurs équipes pour y répondre. Avec le module Points réguliers du pilier Réussir de Zest, les managers gèrent les talents via des échanges mensuels qui permettent d’identifier rapidement les points bloquants et de coacher les collaborateurs au fil de l’eau. Les contenus de ces échanges étant centralisés dans l’outil, ils peuvent ensuite être utilisés pour enrichir les entretiens annuels et professionnels. Associés aux informations recueillies via le module Écouter, le manager pourra donc réaliser un entretien à 360° avec chaque membre de son équipe.

Améliorer les pratiques RH et de management

L’outil Zest permet de s’inspirer d’exemples d’entretiens, avec différentes thématiques, et de choisir parmi différents formats de réponses possibles : QCM, échelle, symbole météo, etc. Les managers de proximité peuvent donc utiliser des rituels et des trames de conversation proposés par les RH et les adapter facilement à leurs besoins. Les RH les invitent cependant à laisser les questions délibérément ouvertes pour que le collaborateur puisse développer les différents sujets avec son manager.

Les RH ont désormais une vue globale de tous les entretiens passés ainsi que de l’état d’avancement des prochains entretiens à réaliser. Ils peuvent donc, par exemple, relancer les managers qui auraient pris du retard pour les inviter à finaliser les entretiens dans les délais imposés par la loi. Ce suivi en temps réel, associé à des alertes automatiques informant les RH d’une échéance imminente, leur offre un gain de temps considérable et optimise l’organisation.

 Aller encore plus loin dans l’engagement avec les Objectifs et la gestion de la performance

La solution digitale Zest étant modulaire, les équipes RH de Staffmatch ont choisi de la déployer par étape. Après presque un an d’utilisation, elles envisagent désormais d’ajouter le module Objectifs du pilier Réussir. En effet, au-delà des outils internes de mesure de la performance chez Staffmatch, elles souhaitent que les collaborateurs puissent retrouver une partie de leurs objectifs sur leur tableau de bord Zest. Cela leur permettra de se jauger par rapport aux différents objectifs qu’ils se sont fixés ou attribués par leur manager et ce, quel que soit le profil du collaborateur.

Et surtout, ces objectifs pourront être reliés aux entretiens et les managers pourront donc faire le lien entre les entretiens professionnels et les objectifs fixés. C’est une approche particulièrement intéressante pour accompagner le développement professionnel du collaborateur et définir son plan de carrière.

Conclusion et bénéfices

• Des équipes qui se sentent écoutées et valorisées
• Des problèmes identifiés précisément, grâce au système d’alertes automatiques, et donc résolus rapidement
• Des données chiffrées remontées via Zest pour mettre en place des plans d’actions adéquats et en mesurer la performance
• Des entretiens enregistrés dans l’outil et dont les contenus sont consultables tout le temps