Répondre au besoin d’informations exprimé par les collaborateurs
« Nos collaborateurs demandaient régulièrement à être plus impliqués, mieux informés sur les stratégies, les projets à venir, les chantiers en cours ou terminés. Ils souhaitaient aussi pouvoir partager leurs idées ou réalisations avec leurs collègues. Nous voulions donc un outil en ligne intuitif qui permettrait à chacun de s’exprimer, favoriserait les échanges et valoriserait le travail de chacun au sein de l’entreprise. »
Gaëlle Gavalda – Chargée Ressources Humaines & Recrutement, Socotrap
Au cours du deuxième semestre 2019, Olivier Truc, Directeur Général de Socotrap nommé en 2018, demande donc au département RH de mettre en place une solution en ligne. L’objectif principal est de permettre aux salariés de s’exprimer et de booster les échanges au sein de l’organisation, mais aussi de redynamiser l’image du secteur auprès des éventuels candidats en mettant en avant l’utilisation de technologies modernes. Le deuxième objectif est aussi de proposer un outil aux managers afin qu’ils aient un moyen de prendre la température (motivation et engagement) de leurs équipes.
Le choix de Socotrap se porte sur Zest et, grâce à sa grande capacité de paramétrage et à sa simplicité d’utilisation, l’outil numérique est rapidement mis au service des équipes ETAM (Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise) et cadres qui représentent 75 % de l’ensemble des salariés, soit environ 100 personnes.
Les fonctionnalités de Zest seront utilisées pour développer 4 axes prioritaires :
- favoriser la communication pour booster la bienveillance et l’engagement
- encourager les collaborateurs à exprimer leurs idées et initiatives
- répondre à des contraintes règlementaires qui requièrent l’implication de tous
- améliorer et simplifier les entretiens annuels pour les redynamiser
#1 Favoriser la communication pour booster la bienveillance et l’engagement
Depuis quelques temps, les RH observaient ce besoin de davantage de communication descendante lors des entretiens annuels. Et, même si les informations circulaient facilement au sein de l’entreprise, les sujets importants pour les salariés n’avaient pas tous été identifiés.
En juin 2020, Socotrap utilise le module Sondage de la solution Écouter, l’un des 3 piliers composant la suite digitale RH Zest, pour amorcer le changement en lançant sa première enquête auprès de ses collaborateurs.
« Nous avons utilisé l’un des modèles de sondage proposés dans l’outil et nous l’avons adapté à notre besoin. Sans surprise, le taux de réponse a été très élevé puisque 75 % des collaborateurs ont participé à l’enquête. Les résultats obtenus nous ont incités à mettre en place une action simple et rapide pour répondre au besoin d’informations exprimé par nos collaborateurs : une newsletter trimestrielle qui rappelle les moments clés de la vie de l’entreprise et met en avant des équipes ou des projets. Une démarche valorisante pour les collaborateurs. »
Cette newsletter est une façon d’apporter une réponse concrète, en montrant aux collaborateurs que l’entreprise est à leur écoute et que leur parole est prise en compte.
Des sondages pour impliquer les collaborateurs et recenser leurs besoins
Socotrap implique régulièrement ses collaborateurs dans la vie de l’entreprise via des sondages sur des thèmes concrets : le déménagement du siège social, leurs besoins en matériel de téléphonie ou d’outils informatiques pour travailler à distance, etc.
Plusieurs des thématiques proposées dans l’outil Zest, notamment l’impact de la Covid ou du télétravail, ont d’ailleurs été utilisées par Socotrap pour accompagner au mieux les collaborateurs pendant la crise sanitaire. Ces sondages ont permis aux services RH, eux-mêmes confrontés à une lourde charge de travail, de ne pas délaisser les collaborateurs.
Le taux de réponse moyen d’environ 75 % prouve ce besoin d’implication des employés dans la vie de leur entreprise. Mais le sondage doit être un point de départ et il important d’en transformer les résultats en actions concrètes à chaque fois que cela est possible.
Mesurer l’engagement à un rythme adapté aux salariés pour mieux les accompagner
L’équipe RH de Socotrap a commencé à utiliser l’engageomètre de Zest pour identifier des leviers de motivation pour les carrières et les formations. Elle a constaté qu’une fréquence trimestrielle avec les mêmes questions était excessive et générait une lassitude auprès des salariés. Le taux de participation était d’environ 40 % et les réponses étaient de plus en plus souvent anonymes. L’équipe RH a donc décidé de passer à un rythme semestriel.
Cependant, l’engageomètre a lui aussi révélé un besoin de davantage de transparence et de communication. Les formations génèrent notamment des frustrations car certaines sont obligatoires et donc prioritaires. Mais l’enveloppe du budget formation étant limité, l’entreprise ne peut répondre à toutes les demandes. Ce qui est parfois mal compris par certains collaborateurs. En ce qui concerne les carrières, le manque de communication sur ce point peut générer une incompréhension pour certains collaborateurs quant à leur progression personnelle.
« Même si l’information circule plutôt bien au sein de l’entreprise, l’engageomètre de Zest nous a permis d’identifier des sujets importants pour les salariés qui sont de véritables sources de frustration et que nous n’abordions pas de façon suffisamment transparente. »
#2 Encourager les collaborateurs à exprimer leurs idées et initiatives
En permettant aux collaborateurs de proposer leurs idées et innovations pour améliorer l’entreprise, Socotrap booste leur engagement et crée une émulation. Puis, reconnaître leur contribution et les valoriser, en les citant dans la newsletter trimestrielle par exemple, est un point essentiel.
D’autre part, le fait de proposer un espace d’échanges informels en ligne permet de stimuler les conversations mais aussi de détecter et, donc de régler, plus rapidement les problèmes. Certains collaborateurs s’expriment plus naturellement que d’autres mais Gaëlle Gavalda souligne que l’outil a permis de libérer la parole : les collaborateurs y déclenchent des discussions qu’ils n’auraient pas engagées par e-mail, car trop formels, et encore moins à l’oral.
En donnant la possibilité aux salariés de s’exprimer via Zest, l’entreprise identifie les thématiques importantes pour eux, décèle les axes de progression ou d’innovation et peut améliorer, notamment, les conditions de travail. Et la centralisation des informations remontées via l’outil permet d’en garder une trace. Elles pourront ensuite éventuellement être utilisées lors des entretiens d’évaluation de performance pour valider certaines compétences.
Redynamiser l’image du secteur pour valoriser les collaborateurs et attirer des talents
Via le module Feedback du pilier Partager de Zest, la PME occitane permet aux personnels sur les chantiers de poster des photos de travaux en cours ou de projets terminés. Tous les collaborateurs peuvent réagir en postant un commentaire ou en félicitant leurs collègues. Ces rencontres « virtuelles » permettent aussi d’humaniser les échanges entre des collaborateurs qui parfois se voient peu.
« Les services administratifs peuvent voir un chantier pour lequel ils travaillent indirectement et féliciter leurs collègues. Cela renforce l’esprit d’équipe, le sentiment d’appartenance et aussi la fierté d’avoir réalisé de grandes choses ensemble, chacun dans son rôle. »
Le secteur du bâtiment souffre souvent d’une image vieillotte alors qu’il utilise des compétences ultra-modernes pour réaliser des projets souvent extrêmement techniques. Socotrap voulait que ses collaborateurs soient fiers d’appartenir à une entreprise dynamique et innovante, mais aussi attirer de nouveaux talents en mettant en avant le fait d’utiliser un outil de nouvelle génération pour sa communication interne.
#3 Répondre à des contraintes règlementaires qui requièrent l’implication de tous
Le système qualité mis en place dans l’entreprise, l’oblige à relever les non-conformités, c’est-à-dire les dysfonctionnements de son système qualité, afin de les étudier pour les résoudre et améliorer le système en continu. Cet usage spécifique de Zest était un point clé pour Socotrap car les systèmes et processus qu’elle utilisait étaient très lourds en termes de gestion. Résultat, les salariés remontaient de moins en moins de non-conformités et se désengageaient.
Zest étant devenu le premier canal de communication interne, ils utilisent désormais les Feedbacks de Zest pour signaler toutes les non-conformités que l’entreprise avait auparavant beaucoup de mal à obtenir et à centraliser. La communication est plus fluide et les dysfonctionnements sont donc traités plus rapidement.
Le département RH de Socotrap note que #MyFirstFeedback a d’ailleurs déjà été utilisé à de nombreuses reprises pour signaler une non-conformité !
#4 Améliorer et simplifier les entretiens annuels pour les redynamiser
Socotrap doit redynamiser ses entretiens annuels, obligatoires, mais souvent perçus comme inutiles car ne répondant pas complétement aux attentes. De plus, ces entretiens n’ont pas toujours le même intérêt selon le profil du collaborateur (cadre vs ouvrier).
L’entreprise souhaite donner plus d’autonomie à ses managers, mais aussi à ses collaborateurs dans la définition de leurs objectifs et l’évaluation de leurs performances. Elle souhaite également fluidifier les échanges entre les managers et leurs équipes pour identifier rapidement les points bloquants ou importants. Grâce aux points réguliers de Zest, mensuels ou trimestriels par exemple, les managers pourront aborder uniquement les sujets clés et une trame de conversation leur permettra de rester focalisés sur l’essentiel.
La prochaine étape consistera donc à mettre en œuvre les modules Objectifs et Compétences du pilier Réussir de la suite digitale Zest. En développant une réelle culture du feedback à 360° au sein de l’entreprise, Socotrap créera un cercle vertueux et offrira une expérience collaborateur optimale à ses employés. Chacun pourra s’exprimer, évoluer et s’épanouir grâce à l’accompagnement de son manager, au soutien de ses collègues et à la reconnaissance de l’entreprise.
« Chez Socotrap, nous sommes convaincus qu’une entreprise vit et perdure grâce à ses salariés, qu’ils sont nos meilleurs ambassadeurs. Leur donner un outil pour communiquer et échanger, c’est leur donner la parole et fluidifier la circulation de l’information. C’est aussi une façon de leur prouver que nous prenons en compte leurs ressentis, leurs souhaits et leurs besoins. »
Conclusion : certains outils informatiques ne sont pas adaptés au monde d’aujourd’hui
Pendant la crise sanitaire, Socotrap a été confrontée à la problématique du travail à distance imposé et cela du jour au lendemain : 70 personnes se sont retrouvées en télétravail contre 2 habituellement.
Comme dans de nombreuses entreprises, en dehors des collaborateurs de terrain sur les chantiers ou sur notre plateforme logistique, la plupart des employés travaillent sur site et certains logiciels étaient plus difficilement accessibles. Bien que l’entreprise ait mis en place des solutions de travail en mobilité et notamment effectué sa transition de logiciels et de données sur le Cloud, certains logiciels et équipements n’étaient pas adaptés à l’évolution brutale de la situation.
Des sondages ont été lancés pour recenser le matériel nécessaire à chacun pour pouvoir travailler à distance et les résultats ont impacté le choix des nouveaux outils informatiques et fourni des données chiffrées pour justifier ces choix.
D’autre part, dans une période où l’on ne peut plus se voir pour discuter, un outil digital tel que Zest permet de maintenir le lien avec les collaborateurs et de stimuler les échanges. Certains employés ont d’ailleurs commencé à utiliser la solution pendant le confinement et se la sont appropriée. L’outil leur a permis de garder le contact avec l’entreprise et de rester informés.
