C’est en 2018, à l’ère de la révolution numérique, qu’Archeon s’est donné pour mission d’aider les soignants à ramener les patients « d’une rive à l’autre », en utilisant tout le potentiel de l’intelligence artificielle au bénéfice d’une meilleure ventilation pour les patients.
Autant dire que son rôle a été majeur pendant la pandémie de Covid… et la startup a donc connu une croissance très rapide. Les premiers problèmes sont alors apparus avec une communication moins fluide et un manque d’échange d’informations au fur et à mesure que l’entreprise grandissait.
« Avec l’activité grandissante de l’entreprise et le nombre croissant d’embauches, l’information circulait moins bien et nous avions du mal à maintenir le lien et à accompagner chaque collaborateur. Nous avons rapidement réalisé qu’il nous fallait un outil multifonctionnel pour structurer nos rituels RH mais aussi de management. »
François Vuillemin, directeur technique
L’objectif de l’équipe d’Archeon étant de transformer la médecine de demain grâce à la technologie, c’est donc naturellement qu’Archeon s’est tournée vers un outil digital moderne pour accompagner sa croissance et mieux manager ses équipes. Ses principaux objectifs étaient de :
- mettre en place une écoute en continu des collaborateurs
- organiser facilement les réunions d’équipes et faire le suivi de leurs projets
- faciliter et ritualiser le feedback dans toute l’organisation
Pierre-Édouard Saillard et François Vuillemin, respectivement directeur général et directeur technique, s’orientent rapidement vers la plateforme logicielle Zest car elle permet de digitaliser et ritualiser les processus RH comme managériaux.
Mettre en place une écoute en continu des collaborateurs
En novembre 2020, la startup embauche de nombreux collaborateurs pour accompagner sa croissance rapide. Sans département RH à proprement parler et avec une activité grandissante, la startup avait besoin de se structurer pour s’adapter à sa nouvelle masse salariale. Pierre-Édouard a immédiatement été convaincu de la nécessité d’un outil tel que Zest pour mieux écouter les collaborateurs et maintenir leur engagement.
Avec le pilier Écouter de la suite digitale Zest, il dispose désormais de tous les outils nécessaires pour mettre en place un dispositif complet d’écoute collaborateurs et de suivi d’indicateurs RH : Humeur, Sondages et un Engageomètre avec des Leviers de motivation identifiés par un docteur en psychologie.
« Chaque module de la suite Zest peut être utilisé indépendamment l’un de l’autre, même s’ils sont complémentaires. Chez Archeon, ils nous permettent de savoir si nos collaborateurs vont bien et de mettre éventuellement en place les actions adéquates, mais aussi de les impliquer dans la vie ou certaines stratégies de l’entreprise. »
Pierre-Edouard Saillard, directeur général
Comme dans toutes les entreprises, une croissance rapide entraîne une période de désorganisation et de perte de lien avec chaque collaborateur. Avec Zest, Archeon améliore cette organisation tout en stimulant le feedback continu entre managers et collaborateurs, et en gardant un œil sur le moral de ses troupes.
Organiser facilement les réunions d’équipes et le suivi de leurs projets
François Vuillemin utilisait jusqu’alors un document au format power point pour les réunions avec son équipe R&D. Un support qui n’était évidemment pas collaboratif et qu’il qualifie lui-même de « bricolage ». Surtout, la structuration des échanges était impossible et le manager ne pouvait donc pas effectuer un suivi efficace des projets.
Au départ, il doute de la capacité de l’outil Zest pour la partie gestion de projet. La convivialité et l’ergonomie de la solution digitale tranchant avec la complexité des solutions de gestion de projets traditionnelles, il est alors séduit par l’outil. En quelques semaines à peine, Zest devient un outil indispensable pour organiser les réunions avec ses équipes et suivre leurs projets.
« Quand nous étions 6, une réunion hebdomadaire était suffisante et l’information circulait bien. Mais, déjà, certains aspects ne concernaient pas tout le monde et représentaient une perte de temps pour certains d’entre nous. En doublant les ressources humaines d’Archeon, il nous fallait donc désormais organiser des réunions par département et en faire un suivi efficace pour que chaque équipe puisse avancer.
François Vuillemin, directeur technique
Le module Objectifs du pilier Réussir de la suite Zest est maintenant son tableau de bord depuis lequel il effectue ses rituels de management au quotidien : il y gère les différents projets de R&D, fait le suivi des objectifs de chaque membre de son équipe et visualise l’état d’avancement de chaque projet en temps réel. En parallèle, il utilise le module Points réguliers de Zest pour structurer les échanges avec ses équipes et éliminer rapidement les points bloquants.
Ces modules lui servent désormais de support pour ses réunions hebdomadaires avec ses équipes et lui permettent de faire un suivi précis et efficace des éléments discutés, puis enregistrés dans l’outil. D’ailleurs, l’équipe Qualité utilisera elle aussi bientôt l’outil et les bonnes pratiques de l’équipe R&D pour gérer ses projets.
Faciliter et ritualiser le feedback dans toute l’organisation
Chez Archeon, tous les collaborateurs utilisent Zest. Solution digitale web et mobile moderne, accessible depuis un ordinateur comme un smartphone, elle est beaucoup plus intuitive et ludique que les outils classiques. Chacun peut donc échanger et communiquer en temps réel avec son manager et ses collègues, ce qui crée une émulation constructive.
Le pilier Partager de la plateforme digitale permet notamment de partager des Idées, des Feedback mais aussi de remercier, encourager ou féliciter des collègues en leur envoyant un MyZest.
« Chez Archeon tout le monde participe à la course aux MyZest. Loin d’être un gadget, ce petit rituel ludique permet de renforcer les liens et de valoriser les efforts de chacun au sein de l’entreprise. »
L’utilisation de Zest évolue avec le temps et a même incité la startup à mettre en place des usages auxquels elle n’avait pas pensé auparavant. C’est notamment le cas pour les formations : elle utilise désormais le module Sondages pour savoir si elles ont répondu aux attentes des collaborateurs ou vérifier que les connaissances ont été acquises, via un QCM par exemple.
Par ailleurs, tous les rapports relatifs aux résultats des sondages peuvent être exportés et placés dans l’espace personnel du collaborateur dans Zest. Ils pourront donc ensuite être utilisés pour nourrir les entretiens annuels d’évaluation.
Une plateforme unique au service du succès de chacun
En structurant ses processus RH et ses rituels de management sur la plateforme digitale Zest, Archeon tire pleinement parti de l’outil. Tout comme ses collaborateurs, qui peuvent y exprimer leurs idées librement, échanger avec leur manager de façon dynamique et visualiser leur contribution à la croissance de l’entreprise.
L’utilisation des trois piliers de l’outil Zest contribue également à la création d’un cercle vertueux de l’écoute et de l’engagement des collaborateurs au sein de la startup.
