Management à distance : après deux mois de télétravail contraint, un bilan sur les rituels et outils à retenir.

Partout les entreprises dont l’activité le permet se sont mises à travailler à distance avec leurs collaborateurs pour limiter la propagation du virus.

La majorité d’entre elles n’étaient pas prêtes à vivre une telle crise et continuent à ajuster leur organisation du travail au fil de l’eau. Mais une phase télétravail contraint, sans préparation et parfois avec une culture d’entreprise qui n’est pas adaptée présente des défis uniques. Surtout pour les dirigeants, les managers en première ligne et la fonction RH. Zest maîtrise ces enjeux de travail à distance et nous vous partageons ici quelques conseils pour s’en sortir rapidement.

#1 Établissez de nouvelles règles de communication avec votre équipe

Il existe de nombreuses règles orales et tacites dans chacune de vos organisations. Avec la distance beaucoup de ces règles doivent changer et vous devez mettre en place de nouvelles manières de communiquer. Par exemple, quel est l’équivalent d’une «tape sur l’épaule» lorsque vous travaillez à distance ? En tant que manager, il est important de rétablir ces points de contacts très tôt pour assurer une communication efficace au sein de votre équipe.

Et ça passe par la digitalisation des outils !

Asana : pour la planification et gestion de projet
Slack : pour les conversations internes par thématiques et en quasi instantané
Zoom : pour faire des réunions vidéo
Zest : pour monitorer le niveau de stress, faire des points réguliers, suivre les objectifs et partager des idées
Google Drive ou Dropbox Paper : pour travailler sur des documents en ligne en mode collaboratif
Figma : pour faire du design en ligne en mode collaboratif
Discord : pour meeting audio en continu

#2 Maintenir les rituels managériaux et multiplier les réunions d’équipe pour s’assurer d’embarquer tout le monde

Les membres de votre équipe ne peuvent pas venir dans votre bureau à tout moment pour échanger sur les projets en cours. C’est pourquoi il est très important de maintenir vos rituels managériaux ou mettre en place des points réguliers avec eux.

Par exemple, chez Zest toute l’équipe a l’habitude de se retrouver pour un “stand up” chaque début de semaine et de faire des points par pôle une fois par semaines au minimum. Aujourd’hui nous sommes passés à 2 Stand up meetings en vidéo et des points par équipes tous les deux jours. Cela permet d’assurer une transition plus fluide vers un travail à distance en full time.

Nous utilisons Zest pour écouter le ressenti de nos équipes.

Le partage de l’humeur monitore en temps réel et créé un système d’alerte.
Des sondages réguliers sur l’impact du Coronavirus aident au diagnostic et au suivi par population.
Et permettent en quelques heures d’alimenter les décision stratégiques ou opérationnelles et de vérifier leur compréhension auprès de tout le monde.

Les points réguliers nous permettent aussi :

d’échanger sur les ressentis sur lesquels le collaborateur s’exprime
faire des feedbacks et passer à l’action

La définition et le suivi collaboratif des objectifs, ainsi que les points réguliers permettent un pilotage et une collaboration opérationnelle efficace.

Pour en savoir plus sur comment on vous accompagne à relever ces challenges en temps de crise via un package de gestion de crise c’est par ici.

Des réunions vidéo, mais pas que

Des réunions d’équipes en vidéo, avec des outils comme Zoom largement démocratisé depuis le début de la crise. Cela vous permettra de recréer du lien et d’établir un contact visuel le plus proche d’une interaction en personne. N’hésitez cependant pas à alterner avec des appels classiques car le cadre vidéo n’est pas idéal pour tout le monde et peut créer à la longue une certaine forme de lassitude.

Pour des projets qui nécessitent une interaction en continue

L’outil Discord est la façon la plus simple de communiquer par voie orale que nous avons pu expérimenter. Nous l’utilisons également à la manière de « pause café virtuelle » pour échanger en équipes et recréer du lien.

#3 Adoptez la communication asynchrone

Vous ne pouvez pas être en réunion tout le temps avec votre équipe – et vous ne devriez pas non plus – alors mettez en place une communication asynchrone. Mais lorsque vous posez une question, ne vous attendez pas à une réponse immédiate.

Des outils comme Zest, Google Drive ou Dropbox Paper vous permettent une communication asynchrone avec votre équipe. Au lieu de réserver une réunion pour discuter d’un problème, pourquoi ne pas travailler ensemble sur un document partagé ? Vous pouvez demander une réponse, un commentaire ou encore faire des suggestions. Et tous les contributeurs ont accès simultanément aux mêmes informations.

Ensemble, vous pouvez arriver à mener certains projets à bien, sans jamais avoir à organiser de réunion.

#4 Documentez tout!

Commencez à tout enregistrer dans un endroit accessible par votre équipe. Nous utilisons Dropbox pour cela, mais même un dossier Google Drive fonctionnera.

Par exemple, Chez Comet ils enregistrent leurs réunions “ all hands “ et les diffusent sur une chaîne privée de Youtube pour garder un historique.

Ils ont aussi mis en place un programme personnalisé pour vous aider à basculer votre entreprise en télétravail en moins d’une semaine. L’objectif est de prendre en charge le déploiement de tous les services essentiels permettant de travailler à distance.

#5 S’amuser et renforcer les liens pour recréer l’ambiance de la machine à café

Cette période est stressante pour tout le monde. Faites preuve de patience et d’empathie et essayez de mettre en place des rituels amusants pour votre équipe. Un peu de légèreté fera du bien à tout le monde ! Profitez de ces opportunités pour construire et renforcer la relation avec votre équipe.

“Random coffee” sur Slack vous attribue des Buddy de pause café chaque jour ! Sur le même principe, les apéro visio en fin de journée sur Zoom pour se changer les idées, encore une fois largement démocratisé.

Chez Zest, on utilise aussi notre application pour suggérer de nouvelles idées :

Et sur Dropbox Paper, c’est notre responsable Produit qui a mis en place un document pour partager des ressources pour faire du sport, se détendre, se cultiver… Chacun met à disposition ses idées pour se divertir en dehors des heures de travail !

Nous espérons que ces éléments pourront vous aider à gérer la crise plus sereinement et commencer à instaurer une culture du travail à distance sur le plus long terme si besoin.

Prenez soin de vous et de vos équipes.